با استفاده از تلفن ابری می‌توان به طرز چشم‌گیری هزینه‌های مخابراتی سازمان‌ها را کاهش داد. افراد همواره صرفه‌جویی در مصرف پول را به‌عنوان استراتژی برنده در نظر می‌گیرند. اما بهره‌گیری از این روش کارکرد سرنوشت‌ساز دیگری را نیز به همراه دارد و آن تأثیر مستقیمی است که در افزایش راندمان کارمندان به همراه خواهد داشت که در ادامه به تشریح این موضوع خواهیم پرداخت.
مفهوم تلفن ثابت ابری
این روش، نوعی سیستم تلفن VoIP است که از طریق یک شبکه IP مبتنی به Cloud (فضای ابری) بوده و به طور کامل از طریق اینترنت قابل دسترسی است. می‌توان به‌راحتی آن را خارج از سایت مدیریت نمود و به تبع آن سرمایه‌گذاری‌های زیرساختی مخابراتی را کاهش داد.
از جمله مزایای آن استقرار و راه‌اندازی سریع عنوان می‌شود. این سرویس‌ها به‌صورت اشتراک ماهانه یا سالانه خریداری و مدیریت می‌شوند. تعریف دیگر این سیستم تلفن ابری که در فضای ابری میزبانی می‌شود. تماس‌ها با سایر تلفن‌ها دریافت و انجام می‌شوند و به مرکز داده متصل می‌گردند.
چرا باید از تلفن گویا استفاده کنیم؟
بدیهی است که شرکت‌ها همواره در پی یافتن شگردهایی هستند . بدین منظور که تا ضریب بهره‌وری کارمندان خود را افزایش دهند. عوامل مؤثر بسیاری در این زمینه وجود دارند که یکی از آن‌ها تلفن گویا است. از جمله مزایای این روش، نکات زیر عنوان می‌شود:
دریافت شماره مستقیم:
- با استفاده از سیستم تلفن معمولی، افراد جدید در هر مجموعه ممکن است مدت طولانی ناچار باشند تا شماره داخلی خود را به‌صورت اشتراکی با سایر همکاران استفاده کنند یا تمامی تماس‌های خود را به صندوق پست صوتی هدایت نمایند. سپس در زمان مناسب به بررسی و تحلیل آن‌ها بپردازند. این امر تجربه‌های ناخوشایندی برای مشتریان و نیز کارمندان به همراه خواهد داشت و رضایت مخاطب هدف را جلب نمی‌نماید.
- فرقی نمی‌کند که کارمند فعلی در شرکت بوده یا از خانه به انجام وظایف خود بپردازد، امکان ارائه شماره داخلی و مستقیم برای آن‌ها به‌راحتی امکان‌پذیر است. این امر آن‌ها را به سرعت وارد شبکه می‌نماید و از روز اول کارایی و راندمان کاری آن‌ها افزایش می‌یابد.
ارتباطات ساده تر:
- در سال‌های اخیر استفاده از ایمیل برای ارتباطات مؤثر با مشتریان رشد چشم‌گیری داشته است. کارمندان ساعت کاری را باز می‌کنند و می‌خوانند. به کمک سیستم تلفن ابری می‌توان تمامی کارکنان حاضر در پلتفرم را به‌صورت متمرکز و واحد در زمان واقعی مدیریت نموده و از در دسترس، مشغول یا دور بودن آن اطلاع کسب نمود.
- ارسال و دریافت پیام‌های فوری و تنها با فشردن یک کلیک برای شروع مکالمه صوتی یا تصویری به این روش نه تنها بسیار آسان‌تر و سریع‌تر روی می‌دهد. همچنین خطای شماره‌گیری‌های تکراری و خسته‌کننده را نیز از بین خواهد برد. این امر به معنای حذف استفاده از ایمیل در محیط‌های کاری نخواهد بود . اما به کاهش حجم وسیع ایمیل منجر می‌شود. حجم اندک ایمیل به معنای حواس پرتی کمتر و کارایی بیشتر کارمند خواهد بود.
ردیابی و بهینه سازی عملکرد:
- تلفن ثابت ابری می‌تواند بدون به خطر انداختن کیفیت و یا سایر استانداردها، به افزایش کارایی کارمند منجر شود. با این روش سازمان‌ها به مدیریت عملکرد تکیه می‌کنند و به کمک این سیستم می‌توانند حجم و مدت تماس‌های پشتیبانی و اطلاعات مشتری را تجزیه و تحلیل نمایند.
- می‌توان سطوح پرسنل را براساس حجم تماس‌ها پیگیری نمود و برای حفظ استانداردهای تجربه مشتری به استخدام کارمندان جدید روی آورد. براساس مدت تماس‌ها می‌توان این نکته را دریافت که برای جلب رضایت بیشتر مشتری به آموزش بهینه‌تر کارمندان نیاز خواهد بود یا در زمان کمتر اطلاعات مورد نیاز مشتری در اختیار وی قرار می‌گیرد.
تلفن ابری و دورکاری
امروزه با افزایش کاربرد مفهوم دورکاری، راه‌های جدیدی برای افزایش راندمان کارمندان مدنظر قرار می‌گیرد. استفاده از تلفن گویا بسیار متداول شده است . بدون وابستگی موقعیت مکانی کارمندان، اتصال مستقیم به این سیستم به‌راحتی امکان‌پذیر است.
کارمندان دورکار عموماً از خانه‌ها با استفاده از نرم افزارهای مختلف مجهز به تمامی ویژگی‌های یک تلفن اداری به این سیستم متصل می‌شوند. این امکان به آن‌ها اجازه می‌دهد تا افزونه‌های صوتی، تصویری و وب کنفرانس را با کیفیت بسیار بالا برگزار و مدیریت نمایند.
بسیاری از جلسات بدون نیاز به ملاقات حضوری برگزار می‌شود . برای کارمندان در سفر، استفاده از این امکان در هتل یا فرودگاه به‌راحتی و با کمک تلفن همراه نیز در دسترس است. با این روش دیگر نگرانی برای از دست رفتن تماس‌های مهم احساس نمی‌شود. از این طریق کارمندان همواره خود را در دفتر کارشان حس می‌کنند . بنابراین تفاوتی بین آن‌ها و کارمندان حاضر در محیط کار احساس نمی‌شود.
کاهش هزینه‌ها با تلفن ابری
با استفاده از تلفن گویا می‌توان به کاهش هزینه‌های ارتباطی امیدوار بود. این روش راهی مقرون‌به‌صرفه برای ارتباط با کارمندان از راه دور عنوان می‌شود. با این سیستم، افزودن یا حذف خطوط جدید با سرعت و سهولت بیشتری امکان‌پذیر خواهد بود. لزومی به حضور پشتیبان فنی در محل احساس نمی‌شود و این امر هزینه راه‌اندازی را کاهش و مقیاس‌بندی آن را برای هر کسب و کاری افزایش می‌دهد.
هم چنین می‌توان به‌راحتی فاکتور ماهیانه هزینه و مکالمات تمامی خطوط را دریافت نمود. در نتیجه آن، کنترل و مدیریت عملکرد کارمندان هم به‌راحتی قابل پیگیری خواهد بود.
کلام آخر!
امروزه مفاهیم کاهش هزینه‌های تمام شده و افزایش بهره‌وری کارمندان برای کسب و کارها از اهمیت بسیاری برخوردار است. یافتن پاسخ این پرسش که چرا باید از تلفن گویا استفاده کنیم. می‌تواند بسیار راهگشا باشد.
این بستر به برقراری ارتباطی ساده و مؤثرتر با مشتریان یاری می‌رساند که علاوه‌بر افزایش رضایت، به پشتیبانی بهتر و سریع‌تر نیز منجر می‌شود. در ضمن مدیریت تماس‌ها و محاسبه ضریب عملکرد کارمندان با سهولت بیشتری در این روش روی می‌دهد.
