دلایل استفاده از سیستم تلفن ابری در مشاغل کوچک و متوسط

یکی از دلایل استفاده از سیستم تلفن ابری این است که صورت که با به‌کارگیری آن امکان دریافت و برقراری تماس و سایر پیام‌ها، چت ویدیویی، پیام فوری و موارد دیگر به راحتی برای شما فراهم می‌شود.

اما برای پاسخ به این سؤال که چرا سیستم تلفن ابری، به یکی از موضوعات داغ در بین مشاغل مختلف تبدیل شده است، ادامه مقاله را دنبال کنید تا با مزیت‌های این سیستم تلفنی بیشتر آشنا شوید.

مزایای تلفن ابری در کسب و کارهای کوچک

مزایای تلفن ابری در کسب و کارهای کوچک و متوسط

تلفن ابری، مزایای مهمی برای کسب و کارهای کوچک و متوسط می‌تواند داشته باشد که در جدول زیر به صورت تیتروار به تعدادی از این موارد اشاره و در ادامه آن، توضیحات بیشتری برای هر یک از این مزیت‌ها ارائه می‌کنیم.

1. کسب و کار خود را با ابری ، توانمند کنید

امروزه بسیاری از شرکت‌ها به دنبال توانمندسازی شرکت خود هستند، چراکه می‌تواند راه‌حلی برای افزایش بهره‌وری و ایجاد انگیزه در کارکنان و مشتریان آن شرکت باشد.

تلفن تلفن ابری، یکی از شیوه‌های مدیریتی تماس اینترنتی با ویژگی‌های کاربردی همچون به اشتراک‌گذاری فایل، پیام‌رسانی فوری، برقراری ویدئوکنفرانس و سایر موارد، می‌تواند قدرتی بسیار بیشتر با هزینه کمتری نسبت به تلفن‌های ثابت قدیمی به شرکت شما ارائه دهد.

همچنین توانمندسازی شرکت به وسیله تلفن ابری، با فراهم کردن شرایط کاری برای بهره‌برداری کامل از پتانسیل پرسنل‌تان، سبب توسعه ارزش‌های کسب و کار شما خواهد شد.

پاسخگوی خودکار، از دیگر ویژگی‌های‌ تلفن ابری نیز می‌تواند تصور و تجربه مشتری از خدمات شما را بهبود بخشد؛ به این صورت که تماس‌گیرندگان می‌توانند اطلاعات مورد نیاز خود را بدون نیاز به منتظر ماندن یا انتقال تماس‌هایشان، از سیستم تلفنی ابری دریافت کنند. این امکان، در زمانی که شرکت شما، دفاتر و شعب دیگری در شهرهای مختلف دارد نیز کاربرد دارد و می‌تواند تصور یک شرکت حرفه‌ای و بزرگ را در ذهن مشتری ایجاد کند.

2. با تلفن ابری کسب و کارتان را از هر کجای دنیا مدیریت کنید

یکی دیگر از مزایای تلفن تلفن ابری، ویژگی انعطاف‌پذیری آن است. این قابلیت، به شما این امکان را می‌دهد تا کسب و کار کوچک یا متوسط خود را با هر بودجه یا هر تعداد کارمندی که دارید، از هر کجای دنیا مدیریت کنید؛ برای این امر، تنها کافی است اتصال اینترنت خود را بررسی کنید؛ سپس از ابری با استفاده از وسایل دیجیتالی مانند لپ‌تاپ یا تلفن همراه، برای دریافت یا برقراری تماس‌های شرکت خود استفاده کنید.

این ویژگی، به خصوص در زمانی که کارمندان شما به دلایلی مانند دورکاری، خانه‌نشینی، رفتن به کافی‌شاپ یا سفر، نمی‌توانند در دفتر کار حضور داشته باشند، به آن‌ها این اجازه داده می‌شود تا زمانی که سیستم تلفن شما در فضای voip، میزبانی می‌شود، به وظایف خود طبق معمول ادامه دهند.

3. با تلفن ابری ، در زمان خود صرفه‌جویی کنید

همه افراد، روزانه از یک میزان زمان مشخصی برخوردار هستند و نمی‌توانند آن را از کسی قرض بگیرند یا برای استفاده بعدی ذخیره کنند؛ در نتیجه تصمیم‌گیری برای اینکه چگونه زمان خود را به کارها تخصیص دهند و آن را صرف فعالیت‌های با ارزش بالاتر کنند، اهمیت دارد.

برنامه‌های voip در همه زمینه‌های کاری می‌تواند با به اشتراک‌گذاری سریع فایل‌ها و ارسال پیام، به شما در افزایش بهره‌وری کمک کند؛ بنابراین اگر مدت طولانی است که کسب و کار یا دفتر خود را اداره می‌کنید، زمان آن فرا رسیده است که در مورد سیستم‌های تلفن ابری ، اطلاعات بیشتری کسب کنید و با صرفه‌جویی در زمان، امور کاری خود را انجام دهید.

4. فرایندهای اداری‌تان را ساده‌تر کنید

سیستم‌های تلفنی ثابت، به وجود افرادی متکی است که پشت میزشان برای پاسخ دادن به تماس‌ها به صورت دستی و هدایت و مسیریابی تماس‌گیرندگان نشسته‌اند؛ اما در مقابل آن، تلفن ابری، با هدایت تماس‌های دریافتی از سراسر دنیا به هر شماره‌ای که مد نظر شما است، به ساده‌سازی فرآیندهای کاری و یافتن راه‌هایی برای از بین بردن ناکارآمدی‌ها در فعالیت‌های مرتبط با سیستم تلفنی کمک می‌کند.

هنگامی که عملیات تجاری خود را با استفاده از تلفن ابری، ساده می‌کنید، مراحل غیرضروری و پشتیبانی تمام ساعت با یک اپراتور زنده را حذف می‌کنید و این مسئله منجر به بهبود کارایی، افزایش بهره‌وری کارمندان و کاهش زمان مصرفی برای انجام امور اداری می‌شود.

5. هزینه‌های مرتبط با کسب و کارتان را کاهش دهید

از آنجایی که تلفن ابری، به جای استفاده از خطوط سیمی تلفن، داده‌های صوتی و تماس‌ها را از طریق اینترنت ارسال می‌کند، کسب و کار کوچک شما، هزینه‌های تماس کمتری را شاهد خواهد بود.

یک کسب و کار کوچک که بودجه و کارمندان محدودی دارد، با تغییر سیستم تلفن ثابت خود به سیستم تلفن ابری، حدود 30 درصد کاهش در هزینه‌های مربوط به قبض‌های تلفن خود خواهد داشت که این امر می‌تواند تا 75 درصد در هزینه‌های عملیاتی آن شرکت، صرفه‌جویی کند.

برای راه‌اندازی تلفن ابری، شما از بسیاری از هزینه‌های گران‌قیمت مربوط به تلفن ثابت در امان خواهید بود؛ چراکه مجبور نیستید شبکه‌های جداگانه‌ای برای انتقال و دریافت داده‌ها و صداها تنظیم کنید و از طرفی، نیاز به پرداخت هزینه برای سیستم PBX (شبکه تلفن خصوصی)، هاب‌ها، سوئیچ‌ها، آداپتورهای تلفن و سایر تجهیزات سخت‌افزاری ندارید.

در نهایت با یک شماره مجازی به جای شماره‌ای که به تلفن ثابت فیزیکی متصل است، می‌توانید در تماس‌های محلی و بین‌المللی خود صرفه‌جویی کنید.

6. امنیت را در تماس‌های خود برقرار کنید

همان‌طور که کسب و کار شما با تلفن ابری، از امکانات تماس بیشتری برخوردار است، به ابزارهای امنیتی بهتری نیز دسترسی دارد که با استانداردهای بسیار بالا برای مرکز داده و شبکه سیستم تلفنی ارائه شده‌اند.

علیرغم این واقعیت که هم تماس تلفن ثابت و هم تماس مبتنی بر اینترنت، دارای آسیب‌پذیری‌اند، اما یک سیستم تلفن ابری، در صورتی که به درستی پیکربندی شده باشد، سیستم به مراتب امن‌تری می‌تواند ایجاد کند.

برای این منظور، سیستم تلفن ابری، با استفاده از موارد زیر، امنیت کسب و کار شما را افزایش می‌دهد:

• رمزگذاری (End-to-End) که برای جلوگیری از دسترسی افرادی به جز گیرنده اصلی به اطلاعات خصوصی شما و جلوگیری از استراق سمع آن در حین ارسال داده‌ها و پیام‌ها، کاربرد دارد.
• برقراری امنیت نقطه پایانی برای محافظت از دستگاه‌های متصل به اینترنت
• احراز هویت دومرحله‌ای برای برنامه‌های تماس که از سرقت و کلاهبرداری‌های آنلاین جلوگیری می‌کند.
• مسدود کردن و برچسب‌گذاری تماس‌های اسپم

جمع‌بندی

راه‌اندازی سیستم تلفن ابری برای سازمان‌های کوچک و متوسط، یکی از اساسی‌ترین کارهایی است که مدیریت یک کسب و کار می‌تواند با بهره‌گیری از استراتژی بروز برای بهبود عملکرد مرکز تماس خود انجام دهد.

بسیاری از مدیران کسب و کارها، از تلفن ابری به عنوان شکل دیجیتالی ارتباطات صوتی و بهره‌وری بیشتر گروه کاری خود استفاده می‌کنند؛ اما برای مشاغل کوچک، کارایی تلفن ابری می‌تواند بسیار بیشتر به انعطاف‌پذیری آن کسب و کار کمک کند و مزایای مهمی را ارائه دهد که در این مقاله به آن اشاره کردیم.