نکات مهم در ضبط IVR و منشی تلفنی

نکات مهم در ضبط IVR و منشی تلفنی

نام تجاری شرکت شما شامل موارد مختلفی است ، از لوگوها تا رنگ های شرکت ، تضمین کیفیت تا روابط عمومی ، محصولات کلیدی تا کارکنان شما. با این حال ، این جنبه های رو به مشتری مانند بازاریابی ، فروش و پشتیبانی و IVR هستند که بیشترین تأثیر را بر روی نام تجاری شما دارند.

داشتن صدای ضبط شده حرفه ای برای پاسخ صوتی تعاملی (IVR) یکی از راه های بهبود تصویر نام تجاری شما و افزایش تجربه مشتری است.

در این مطلب می خوانید:

• ضبط صدای حرفه ای برای IVR چیست؟
• نکات مهم در ضبط IVR و منشی تلفنی
  • 1. حرفه ای بودن و وضوح را با نکات مهم در ضبط IVR و منشی تلفنی ایجاد کنید
  • 2. آهنگ و صدای کسب و کار خود را با نکات مهم در ضبط IVR و منشی تلفنی ضبط کنید
  • 3. ضبط چند زبانه با نکات مهم در ضبط IVR و منشی تلفنی
  • 4. پیام های شخصی شده با نکات مهم در ضبط IVR و منشی تلفنی
  • 5. افزایش تجربه مشتری با نکات مهم در ضبط IVR و منشی تلفنی

ضبط صدای حرفه ای برای IVR چیست؟

در مرحله اول ، به عنوان بخشی از نرم افزار ردیابی تماس ها ، یک سیستم IVR به تماس گیرندگان کمک می کند تا بر اساس نیازها و درخواست های خود ، اقدامات بعدی را انجام دهند. آنها سطوح راحتی و کارایی را به روابط بین یک تجارت و مشتریان آن می افزایند. آنها معمولاً در مراکز مراقبت از مشتری و در محیط های بازاریابی و فروش استفاده می شوند.

بخش مهمی از IVR شما ضبط صدای حرفه ای است. این پیام ضبط‌شده به مشتریان خوشامد می‌گوید و اطلاعات مربوط به کسب‌وکار شما را به آن‌ها ارائه می‌کند. IVR اصلی ترین صدایی است که مشتری هنگام اولین تعامل با نام تجاری شما خواهد شنید. ضبط صدا می تواند به صورت داخلی یا توسط یک شرکت ضبط صدا حرفه ای انجام شود.

مزایای ضبط صدای حرفه ای برای مشاغل

ممکن است فکر کنید که داشتن یک کارمند برای ضبط یا استفاده از تبریک کامپیوتری برای تجارت شما کافی است. با این حال ، ضبط حرفه ای به دلایل مختلف در هر فعالیتی که با مشتری روبرو است بسیار مهم است.

بر اساس مطالعات مختلف ، افرادی که به کسب و کار مراجعه می کنند ترجیح می دهند با صدای انسان ارتباط برقرار کنند تا با رایانه. جای تعجب نیست که بسیاری از تحقیق و توسعه که در دستیارهای صوتی هوش مصنوعی امروزی انجام می شود.

نکات مهم در ضبط IVR و منشی تلفنی

1. حرفه ای بودن و وضوح را با نکات مهم در ضبط IVR و منشی تلفنی ایجاد کنید

همانطور که از نامش پیداست ، ضبط صدا حرفه ای به معنای تعاملی و حرفه ای است. این نه تنها به مشتریان کمک می کند تا پیام شما را به وضوح درک کنند ، بلکه می تواند درک برند شما را نیز افزایش دهد. مشتریان بالقوه و مشتریان انتظار دارند هنگام تماس با یک موسسه شرکتی، صدای ضبط‌شده حرفه‌ای بشنوند.

مشتریان ممکن است تجربه بدی با شرکت شما داشته باشند و در صورت برخورد با هر یک از موارد زیر تماس را قطع کنند: ضبط صدای غیرحرفه ای ضبط صوت نامشخص یا مبهم ضبط صدا تکراری و خسته کننده

2. آهنگ و صدای کسب و کار خود را با نکات مهم در ضبط IVR و منشی تلفنی ضبط کنید

برای فعالیتهای مرتبط با مشتری مانند پشتیبانی و بازاریابی ، داشتن ضبط هایی که لحن خاصی از صدا را ضبط کنند ، مهم است. برای مثال ، اگر محصول یا خدماتی که می فروشید مناسب آن نوع لحن است ، می توانید به سراغ صدای خوش بین بروید. هنگام مواجهه با چالش هایی مانند قطع خدمات ، می توانید پیامهایی را ضبط کنید که لحن اطمینان بخش یا عذرخواهی بیشتری دارند.

3. ضبط چند زبانه با نکات مهم در ضبط IVR و منشی تلفنی

اگر حضور بین المللی قابل توجهی دارید یا می دانید که درصد خاصی از مشتریان شما به زبان خاصی صحبت می کنند ، ضبط پیام های سلامی و پیام برای هر زبان در داخل می تواند چالش برانگیز باشد. اگرچه این کار را انجام دهید، ممکن است در درک تفاوت‌های ظریف و شکل‌های گفتاری هر زبان با مشکلاتی روبه‌رو شوید.

در این موارد، برای دریافت ضبط‌های به زبان‌های مختلف، بهتر است آن‌ها را به شرکت‌های متخصص بسپارید. این کار تضمین می‌کند که ضبط صدا به درستی انجام شود. این همچنین به مشتریان شما می گوید که درک کاملی از سوابق و نیازهای مختلف آنها دارید.

4. پیام های شخصی شده با نکات مهم در ضبط IVR و منشی تلفنی

پیام‌های شخصی ابزار قدرتمندی برای بازاریاب‌ها در دنیای بازاریابی داده‌محور هستند. اگرچه کسب‌وکارها ممکن است ترجیح دهند پیام‌های عمومی را ضبط کرده و به همه مشتریان ارسال کنند، اما پیام‌های شخصی‌شده نتایج بهتری در پی دارند.

به عنوان مثال ، کسب و کار شما می تواند با توجه به کمپین های خاص یا فعالیت های رو به رو مشتری ، سلام های شخصی را برای هر مشتری جایگزین کند. شما می‌توانید از داده‌های CRM برای ایجاد پیام‌های سفارشی برای تماس‌گیرندگان، بر اساس تعاملات قبلی آن‌ها با کسب‌وکار خود استفاده کنید.

5. افزایش تجربه مشتری با نکات مهم در ضبط IVR و منشی تلفنی

پیام های صوتی ضبط شده حرفه ای به کاهش زمان نگه داری و ابهام کمک می کند. جدا از این ، آنها می توانند مسیر داخلی تماسها را برای بهبود تجربه مشتری و ایجاد تیم پشتیبانی کارآمدتر راهنمایی کنند. با استفاده از ضبط صدای حرفه ای IVR ، مشاغل می توانند پیامهای واضحی ایجاد کنند که مشتریان را به سمت اعضای تیم مناسب راهنمایی می کند یا به سوالات آنها پاسخ می دهد. این امر در نهایت منجر به زمانهای کمتری در انتظار ، تماس های قطع شده و سرنخ های تلف شده می شود.

نتیجه‌گیری:

ضبط صدای حرفه‌ای IVR و منشی تلفنی نقش بسیار مهمی در بهبود تجربه مشتری و تقویت تصویر برند شما دارند. با یک صدای واضح، دلنشین و حرفه‌ای، می‌توانید نه تنها تعاملات بهتری با مشتریان خود داشته باشید، بلکه به افزایش اعتماد و رضایت آن‌ها نیز کمک کنید.

اگر به دنبال راه‌حل‌های پیشرفته برای بهبود سیستم ارتباطی کسب‌وکار خود هستید، مشاوره تلفن ابری همکاران می‌تواند به شما کمک کند. تیم ما آماده است تا با مشاوره رایگان به شما در طراحی سیستم IVR کمک کند و ارتباطات تلفنی کسب‌وکار شما را بهینه‌سازی کند.

برای دریافت مشاوره تخصصی و اطلاعات بیشتر، با ما تماس بگیرید.