منشی مجازی چگونه کار می‌کند و مزایای آن برای کسب و کارها چیست

تغییر سیستم تلفن‌های سنتی به هوشمند

آیا می‌خواهید هزینه سیستم تلفن شرکت خود را کاهش و از طرفی کارایی آن را افزایش دهید؟ به احتمال خیلی زیاد با عبارت تلفن‌های ابری برخورد داشته‌اید و این سوال برایتان پیش آمده است که استفاده از تلفن ابری گویا می‌تواند شما را به دو هدفِ ذکر شده در بالا برساند یا خیر. اگر در حال حاضر قصد دارید سرویس تلفن کسب‌وکارتان را به تلفن گویا تغییر دهید و در مورد سرویس منشی مجازی اطلاعاتی ندارید، باید بگوییم جای درستی آمده‌اید. ما در این مطلب از شرکت مرکز تماس ابری همکاران قصد داریم اطلاعات دست اولی را در مورد تغییر سرویس تلفن ارائه دهیم. پس تا انتها با ما همراه باشید.

سیر تا پیاز تلفن گویا

امروزه استفاده از منشی دیجیتالی یا همان تلفن گویا (IVR) در بسیاری از شرکت‌ها مرسوم شده است، صاحبین کسب‌وکارها به راحتی می‌توانند با راه‌اندازی چنین سیستمی از مزایای گوناگون آن بهره‌مند شوند. کاهش محسوس در هزینه‌ها، ارتقا سطح کارکرد کارمندان و غیره تنها بخش کوچکی از مزایای چنین سیستم‌هایی هستند.

تلفن گویا همان پیامِ از پیش طراحی شده است که تماس گیرنده قبل از وصل شدن به اپراتور انسانی با آن روبه‌رو می‌شود. این پیام از پیش ضبط شده می‌تواند برای هر کسب‌وکاری متفاوت بوده و بخش‌های مختلفی را شامل شود.

سیستم تلفن گویا عمدتا از دو بخش تشکیل می‌شود؛ یک، سیستم تلفنی که اجرای فرامین صوتی را فراهم می‌کند، دو، صوت و پیامی است که قصد داریم مسیردهی مورد نظرمان را توسط سیستم تلفنی به ارباب رجوع (تماس گیرنده) منتقل کنیم.

مسیردهی در سیستم تلفن گویا به مخاطبینی که از طریق تماس تلفنی با کسب‌وکار شما در ارتباط هستند عمدتا توسط یک منوی از پیش ضبط شده صورت می‌گیرد که ابتدا به کاربر تمامی گزینه‌های منو را معرفی کرده و سپس از او درخواست می‌شود تا به بخش مورد نظر خود – با وارد کردن کد آن بخش – وارد شود.

به تازگی به جای وارد کردن کد به صورت فیزیکی این امکان برای مخاطبی به وجود آمده است که بتوانند درخواست خود یا کد مورد نظر خود را از طریق میکروفن گوشی به اپراتور هوشمند شرکت منتقل کنند و سیستم تلفن گویای هوشمند نیز با استفاده از هوش مصنوعی، صوتِ کاربر را به متن تبدیل و او را به بخش مورد نظر متصل کند.

گذشته از این‌ها، سیستم‌های IVR امروزه قادر هستند تا در کنار مسیردهی صحیح به تماس‌های ورودی، کاربران را به صندوق صوتی هدایت کنند و حتی امکان ارسال پیام و ایمیل را نیز دارا می‌باشند.

موارد استفاده از سیستم تلفن گویا

همانطور که گفته شد، دلیل اصلی پیاده‌سازی سیستم تلفن گویا هدایت صحیح با کمترین اتلاف وقت کاربران به بخش مورد نظرشان است و با راه اندازی چنین سیستمی، شرکت‌ها دیگر نیازی به استخدام کردن چندین اپراتور برای پاسخگویی به تماس مخاطبین خود نیستند. از این‌رو این سیستم می‌تواند به کاهش هزینه‌های شرکت در طولانی مدت کمک قابل توجهی کند. اما موارد استفاده از سیستم تلفن گویا وسیع‌تر از اینها است و در ادامه به برخی از آنها پرداخته‌ایم:

جمع‌آوری اطلاعات به صورت مکانیزه

جمع‌آوری اطلاعات اولیه برای پیشرفت هر کسب و کاری بسیار مهم است، با کمک سیستم تلفن گویا اطلاعات و دیتاهای مورد نظر از تماس گیرنده طبقه بندی می‌شوند و برای برنامه‌ریزی‌های از آنها استفاده می‌شوند. زبان تماس گیرنده‌ها (اگر دارای شرکت چندملیتی و بین‌المللی هستید)، درخواست‌های آنها و مشکلات متادولی که مطرح می‌شوند، از جمله اطلاعات مفیدی هستند که به راحتی با سیستم تلفن گویا قابل جمع‌آوری می‌باشند.

راهنمایی دقیق تماس‌ها

وظیفه اصلی تلفن گویا چیزی نیست به جز مسیردهی مناسب به تماس‌ها. نزدیک به 95 درصد از تماس گیرندگان، با به کارگیری این سیستم، به بخش مورد نظر خود متصل می‌شوند و به امور آنها با سرعت بیشتری رسیدگی خواهد شد.

پیشتیبانی خودکار

برخی از سیستم‌های تلفن گویا قادر هستند خودشان – بدون نیاز به اپراتور انسانی – مشکلات تماس گیرنده را برطرف سازد. برای این منظور بهتر است پاسخ چندی از سناریوهای پرتکراری که از طریق همین سیستم جمع‌آوری شده‌اند را ضبط کرده و کاربر بدون نیاز به شنیدن صدای اپراتور انسانی، بتواند با استفاده از IVR مشکلش را برطرف کند.

برای مثال، شما به یک مرکز تعمیرات گوشی‌های تلفن همراه تماس می‌گیرید تا هزینه تعویض باتری گوشی خود را جویا شوید.اگر این مرکز به سیستم IVR پیشرفته‌‌ای مجهز باشد می‌تواند پس از گرفتن مدل گوشی شما، قیمت تعویض باتری را برای شما اعلام کند بدون اینکه نیازی به اپراتور انسانی باشد.

امکان اولویت‌بندی تماس‌ها

در برخی موارد و در بعضی از شرکت‌ها ممکن است مشکلات برخی از تماس‌گیرندگان از اهمیت بیشتری برخوردار باشند. اگر این شرکت‌ها یا سازمان‌ها از سیستم تلفن سنتی استفاده کنند، قطعا نمی‌توانند تماس‌های ورودی را طبق ضرب‌العجلی که تماس گیرنده را مجبور به ارتباط کرده اولویت‌بندی کنند. شرکت گاز شهری را در نظر بگیرید که در صورت فقدان تلفن گویا، تماس گیرنده‌ای که در مورد قیمت خرید انشعاب سوال دارد با فردی که لوله گاز اصلی خانه‌اش نشتی پیدا کرده، در یک صف قرار می‌گیرند.

مزایای استفاده از سیستم تلفن گویا (IVR)

پیاده‌سازی سیستم تلفن گویا برای شرکت‌ها 7 مزیت بسیار مهم را به همراه دارد که در ادامه با آنها آشنا خواهید شد.

پرستیژ کسب‌وکارتان را افزایش می‌دهد

جالب است بدانید نزدیک به 70 درصد از افرادی که با شرکت‌ها تماس می‌گیرند، اگر متوجه وجود منشی دیجتیالی در آن شرکت شوند، اعتماد بیشتری به آن خواهند کرد! از طرف دیگر بالا بردن سطح اعتمادسازی مشتریان منجر به خرید مجدد آنها از کسب‌وکار می‌شود، که همه این‌ها تنها با راه‌اندازی سیستم تلفن گویا ساده امکان‌پذیر می‌شود.

تاثیر اولیه عالی (First Impression) به روی مشتریان، یکی از نکات بسیار بسیار مهمی است که حتی می‌تواند جای خالی ارائه خدمات عالی را هم پر کند. از طرفی، اگر شما بتوانید بهترین محصول و خدمات را ارائه دهید اما نتوانسته باشید تاثیر اولیه خوبی را از خود به جای گذاشته باشید، قطعا حسابی روی بازگشت مشتری باز نکنید!

بودجه‌ای که برای استخدام اپراتورها در نظر گرفته‌اید را صرف مسائل مهم‌تر می‌کنید

با پرداخت هزینه اولیه جهت راه اندازی سیستم تلفن گویا (که می‌تواند از نوع تلفن ابری گویا یا منشی ابری باشد)، شما دیگر لازم نیست برای پاسخ‌دادن به تماس‌ها، چندین نیروی انسانی استخدام کنید. این سیستم مکانیزه نه دچار روزهای بد می‌شود و نه صبح‌ها دیر به سرکار می‌آید، تلفن گویا به صورت کاملا ماشینی عمل می‌کند و در هر لحظه می‌توانید در دستورات آن تغییراتی ایجاد کنید.

هدایت مکانیزه تماس گیرنده‌ها

بدون درگیر کردن نیروی انسانی، تماس گیرنده‌های می‌توانند با خیال راحت به بخش مورد نظر خود وصل شوند و مشکل خودشان را مطرح کنند. از طرف دیگر، تماس‌گیرندگان وقت کمتری را در همان ابتدای مسیر خود تلف می‌کنند که باعث افزایش کیفیت تجربه مشتری خواهد شد.

افزایش راندمان با تلفن گویا

با راه‌اندازی منشی مجازی یا همان تلفن گویا، پرسنول شرکت شما با آرامش بیشتری به کارهای خود می‌رسند و وقت‌شان را با تماس‌های بیهوده تلف نمی‌کنند. تلفن ابری همکاران بهترین انتخاب شما برای راه‌اندازی سیستم یکپارچه تلفن گویا است که به همه نیازهای شما پاسخ خواهد داد.

پاسخگویی سریع‌تر و جلوگیری کردن از اتلاف وقت ارباب رجوع

حتما برای شما هم پیش آمده است که برای برقراری ارتباط با یکی از بخش‌های سازمانی، چند دقیقه‌ای را در صف‌های تلفن‌های سنتی معطل شده باشید. تحقیقات نشان می‌دهد که معطلی 20 ثانیه‌ای، تماس‌گیرنده را خسته می‌کند، اگر معطلی بیش از 90 ثانیه طول بکشد بیش از نیمی از تماس گیرندگان که می‌توانند مشتریان بالقوه شما باشند، تماس را قطع می‌کنند. و اگر معطلی بیش از دو دقیقه طول بکشد، نزدیک به 90 درصد از مشتریان خود را از دست خواهید داد. همه این موانع را می‌توانید با راه‌اندازی یک سیستم تلفن گویا هوشمند برطرف کنید.

استفاده از زمان پاسخگویی برای بازاریابی و برندینگ

همانطور که در مطلب قبلی اشاره شد، معطلی در صف پاسخگویی حتی در بهترین شرکت‌ها هم امری اجتناب ناپذیر است. سیستم تلفن‌های گویا این امکان را در اختیار شما قرار می‌دهند تا بتوانید از این زمان به نحو احسنت استفاده کرده و تماس‌گیرندگان را با ویژگی‌های شرکت آشنا کنید. این پیام‌ها باید از قبل ضبط شده و تنوع زیادی داشته باشند.

امکان استفاده از تلفن گویا برای بخش‌های داخلی

تلفن گویا تنها برای پاسخ دادن به تماس‌های خارجی مورد استفاده قرار نمی‌گیرد.هنگامی که مشغول صحبت کردن هستید و شخص دومی پشت صف ارتباط با شما قرار می‌گیرد. در این لحظه تلفن گویا به کمک شما خواهد آمد و به راحتی می‌توانید فرد دوم را به همکار خود ارجاع دهید.

ایجاد دفتر کار مجازی با خدمات ارزنده شرکت تلفن ابری همکاران

در این زمانه‌ای که بسیاری از کسب‌وکارها باید به صورت دورکاری به امور مشتریان خود رسیدگی کنند. بهترین روش برای انتقال دفتر کار به منزل شخصی، استفاده از سرویس تلفن‌های ابری است که بدون نیاز به مکان معینی می‌توان از آنها استفاده کرد.

شرکت تلفن ابری همکاران بهترین ارائه دهنده سیستم تلفن گویای هوشمند در ایران است که به راحتی می‌توانید دفترکار مجازی خود را بدون نیاز به سخت‌افزار و مکان معینی ایجاد کنید. با مجهز کردن شرکت خود به این تکنولوژی نوین، می‌توانید خط تلفن ثابت خود را به قابلیت‌هایی نظیر تماس ورود خروجی، ضبط مکالمات، منوی صوتی و بدون نیاز به سخت افزار مجهز کنید.