برای این منظور، پیادهسازی یک سیستم تلفن گویا برای کسب و کارتان، نه تنها احساس حرفهای بودن خدمات شما را به فرد تماسگیرنده منتقل میکند، بلکه با استفاده از این سیستم IVR، از مزایای دیگری نیز در شرکت خود بهرهمند میشوید.
لذا در ادامه این مقاله، قصد داریم عملکرد تلفن گویا برای شرکتهای کوچک و متوسط را بررسی کنیم.
از جمله مزیتهای راه اندازی تلفن گویا برای شرکت، این است که تعداد پرسنل مورد نیاز برای پاسخگویی به فرد تماسگیرنده و درنتیجه هزینههای مربوط به استخدام تماموقت منشی تلفنی کاهش مییابد. از طرفی این ویژگی باعث میشود، اپراتورها مدت زمانی کمتری را برای مسیریابی تلفنی و اتصال تماسگیرنده به بخشهای داخلی صرف کنند و تنها پاسخگوی مسائل اساسی مشتری، باشند.
اما راهاندازی تلفن گویا برای کسب و کار و داشتن کارایی مناسب و مطلوب، نیازمند رعایت مواردی است که در ادامه، به نکاتی از پیادهسازی IVR یا منشی تلفنی برای کسب و کارها اشاره میکنیم.
از طرفی در جدول زیر، به صورت موردی، نکات کلی برای پیادهسازی IVR برای کسب و کارهای کوچک و متوسط، ذکر شده است:
نکات کاربردی در راه اندازی تلفن گویا برای شرکت |
قرار دادن گزینه ارتباط با اپراتور |
ذکر اطلاعات مهم مانند آدرس، ساعت کاری و … در پیام خوشآمد گویی |
طراحی گزینههای کاربرپسند |
تنظیم گزینههای ساده و کوتاه |
بررسی درستی ارتباط تماسگیرنده با بخش داخلی |
خودداری از ایجاد منوهای تودرتو و زیاد |
۱. همیشه در تلفن گویای خود، راهی برای ارتباط با اپراتور قرار دهید
همانطور که سیستمهای تلفن گویا برای کسب و کار، ابزاری مفید برای مدیریت حجم بالای تماسهای ورودی شرکت و بهبود تجربه مشتریاند، اما این مهم است که گزینه مکالمه با یک شخص زنده یا اپراتور را به عنوان یکی از داخلیهای منتخب در گزینههای منوی تلفن گویای خود در نظر بگیرید.
این امر، برای آن است که اغلب، تماسگیرندگان نمیدانند برای سؤالی که ذهن آنها را درگیر کرده است یا رفع مشکلات خود، باید با کدام بخش داخلی شرکت صحبت کنند؛ درنتیجه این افراد ترجیح میدهند در سریعترین زمان ممکن، از گزینهای که آنها را به یک اپراتور واقعی وصل میکند، استفاده کنند.
2. در پیام خوشآمد گویی، اطلاعات مهم دیگر را بیان کنید
اولین پیام مقدماتی و خوشآمد گویی، در واقع، اولین برداشتی است که تماسگیرنده میتواند از خدمات شما در ذهن خود ایجاد کند.
گزینههای زیادی برای شروع یک پاسخگویی خودکار وجود دارد که هنگام بیان آن، تماسگیرندگان به میزان حرفهای بودن، صمیمیت و گرمی شما پی میبرند.
بنابراین، بهتر است در ضبط پیام اولیه تلفن گویا برای کسب و کار، بعد از سلام و معرفی کوتاه شرکت، اطلاعات مهم دیگر مانند ساعت کاری، آدرس یا نشانی وبسایت خود را با صدایی واضح و قابل شنیدن، برای فرد تماسگیرنده ذکر کنید.
این کار باعث میشود، تماسگیرندگانی که تنها قصد مراجعه حضوری به شرکت شما را دارند، اما اطلاعاتی از نشانی و ساعت کاریتان ندارند، از همان ابتدا و بدون فشردن گزینههای منو، به اطلاعات مورد نظر خود دست یابند.
همچنین از دیگر پیامدهای مثبت این عمل، میتوان به کاهش ترافیک تماسهای تلفنی و رضایت بیشتر مشتریان در صف تماس اشاره کرد.
3. گزینههای منو را به صورت کاربرپسند در تلفن گویا تنظیم کنید
دلیل اصلی استفاده از منوی تلفن گویا برای کسب و کارهای کوچک و متوسط، این است که تماسهای دریافتی را بتوانند به طور مؤثرتری پردازش کنند. به این صورت که منوی تلفن گویا، میتواند فرد تماسگیرنده را به اپراتورها، بخشهای داخلی کارکنان و سایر بخشهای آن هدایت کند.
مهم است که منوی تلفن گویا برای شرکت را به صورت مناسبی طراحی کنید؛ در غیر این صورت میتواند منجر به ناامیدی بسیاری از مشتریان شما شود.
برای این منظور، در زمان راه اندازی تلفن گویا برای شرکت، به تماسگیرندگان، این امکان را بدهید تا در ابتدا بتوانند محبوبترین گزینهها را با فشردن دکمه مرتبط به آن، انتخاب کنند. در این صورت، زمان مصرفی فرد تماسگیرنده و میزان انتظار او برای شنیدن صدای ضبط شده منشی تلفنی جهت ارتباط با داخلیهای مختلف کمتر میشود.
4. گزینههای ساده و کوتاه برای منو انتخاب کنید
با طراحی مناسب منوی تلفن گویا، مشتریان، تجربه کاربری بهتری از تماس با شرکت شما خواهند داشت.
از آنجایی که در تلفن گویا برای کسب و کار، هیچ منوی بصری برای انتخاب گزینه بخشهای داخلی وجود ندارد، تماسگیرندگان با هر بار تماس، میبایست از ابتدا به گزینههای پاسخگوی خودکار گوش دهند؛ بنابراین برای حفظ توجه تماسگیرنده و ترغیب او به تماس دوباره با شرکت، اعلانهای صوتی تعاملی، باید به صورت کوتاه باشند و به راحتی به ذهن سپرده شوند.
بهترین روش برای طراحی منوی تلفن گویا، استفاده از حداکثر پنج گزینه در منو است. هر چه این تعداد کمتر باشد، دسترسی تماسگیرندگان برای ارتباط با داخلی مورد نظرشان، آسانتر خواهد بود. همچنین لازم نیست گزینههای منو با جملات بیش از حد طولانی تنظیم شوند.
5. از صحت ارتباط مشتری با بخش داخلی اطمینان حاصل کنید
اگر میخواهید مطمئن شوید که تماسگیرندگان با فشردن دکمه مربوط به داخلی مورد نظرشان، مستقیماً به شخص مسئول، هدایت میشوند، لازم است گزینههای منوی خود را برای ایجاد مطابقت با آن، آزمایش کنید.
به این صورت که اگر دکمه 1 را برای ارتباط با حسابداری در نظر گرفتهاید، با فشردن همان دکمه 1، باید به حسابدار شرکت متصل شوید.
بنابراین، تا میتوانید بر روی طراحی منوی تلفن گویا برای کسب و کار خود، متمرکز شوید و از این طریق، به مشکلات رایج مشتریان به درستی رسیدگی کنید.
Hosted IVR can enable your customers to interact with you in a way that is easy for them, and cost-effective for you.
Alice LaPlante From forbes
6. از ایجاد منوهای زیاد و تودرتو خودداری کنید
هنگام طراحی منوی تلفن گویا برای کسب و کار، اهداف اصلی خود را در نظر داشته باشید. دلیل اصلی تنظیم این منو، کمک به مشتریان از طریق تماس مستقیم با شخص مناسب برای رسیدگی به مسائل آنها است. طراحی منو نباید به گونهای باشد که فرد تماسگیرنده درگیر منوهای تودرتو و طولانی تلفن گویای شرکت شما شود؛ چراکه از حوصله و صبر او خارج است.
هر نوع کسب و کاری، نیازهای متفاوتی خواهد داشت؛ بنابراین با توجه به کسب و کار شما، گزینههای منویی که ارائه میکنید با سایر مشاغل، متفاوت خواهد بود؛ اما در نظر داشته باشید، تماس تلفنی با شرکتی که هدف آن، نشان دادن راهحلی سریع برای مشکل مشتریان است و از یک سیستم پاسخگوی صوتی تعاملی با تعداد بیپایانی از منوها و گزینههای زیرمنو استفاده میکند، بسیار ناامیدکننده است.
بنابراین برای ایجاد گزینههای منوی تلفن گویا برای کسب و کار، بهتر است از یک دستورالعمل کلی استفاده کنید. بر این اساس، با توجه به استانداردی که توسط بیشتر شرکتها رعایت میشود، داشتن حداکثر پنج گزینه منو با حداکثر سه گزینه زیرمنو برای تلفنهای گویا، مناسب است.
مختصر نگه داشتن این منوها باعث میشود تا تماسگیرندگانی که شماره تلفن شما را شمارهگیری میکنند، بتوانند در سریعترین زمان ممکن به بخش مورد نظر خود راه پیدا کنند.
جمعبندی
سیستمهای تلفن گویا برای کسب و کار (IVR) و پیغامهای از قبل ضبط شده آن، راهی برای صرفهجویی در زمان و بسیاری از هزینههای مربوط به منشی تلفنی است که در هر سازمان و ادارهای از کسب و کارهای بزرگ گرفته تا کسب و کارهای کوچک، نقشآفرینی میکنند. در صورتی که این ابزار، به درستی و با استفاده از نکات این مقاله، پیادهسازی شود، میتواند دسترسی و ارتباط تماسگیرندگان با بخش مربوطه را آسانتر و تجربه بینظیری از خدمات مشتری را برای آنها فراهم کند. شما میتوانید شما میتوانید با فعالی سازی مرکز تماس ابری همکاران، تعامل با مشتریان خود را با استفاده از قابلیت تلفن ابری ساده تر کنید.
25 پاسخ
خیلی مطلب مفیدی بود! واقعاً تماشا کردن اینکه چطور یک تلفن گویا میتونه در بهبود تعامل با مشتریان مؤثر باشه جالبه. من همیشه به دنبال راههایی هستم که بتونم خدمات بهتری به مشتریهام ارائه بدم.
سوال من اینه که آیا امکان سفارشیسازی منوهای تلفن گویا وجود داره؟ من یه کسب و کار کوچیک دارم و میخوام نکنه چیزهایی رو بر اساس نیاز خودم اعمال کنم.
سلام
خیلی خوشحالیم که مطلب برای شما مفید بوده و توانستهاید از آن بهرهبرداری کنید.تلفن گویا (IVR) واقعاً میتواند نقش مهمی در بهبود تعامل با مشتریان و ارتقاء سطح خدمات داشته باشد. استفاده از این تکنولوژی میتواند تجربه مشتریان را به شدت بهبود بخشد و به شما کمک کند تا به طور مؤثرتری به نیازهای آنها پاسخ دهید.
اگر به دنبال اطلاعات بیشتری در مورد پیادهسازی IVR در کسبوکار خود هستید یا سوالاتی دارید، خوشحال میشویم که شما را به مشاوره رایگان ما دعوت کنیم. کارشناسان ما آمادهاند تا به شما در این مسیر کمک کنند و راهکارهای مناسب را ارائه دهند.
ممنون از اطلاعات خوبتون! به نظرم اضافه کردن اطلاعات مهم در پیام خوشآمد، میتونه خیلی کمککننده باشه. گاهی اوقات مشتریها نیاز دارن بدونن چه ساعتی میتونن با ما تماس بگیرن.
سلام
خیلی خوشحالیم که اطلاعات مقاله برای شما مفید بوده. کاملاً درست میفرمایید؛ اضافه کردن اطلاعات کلیدی در پیام خوشآمد میتواند به مشتریان کمک کند تا بهتر با خدمات شما آشنا شوند. اطلاعرسانی درباره ساعتهای تماس، خدمات موجود و حتی اطلاعات تماس دیگر میتواند تجربه مشتری را بهبود بخشد و از سردرگمی جلوگیری کند.
اگر سوالات بیشتری دارید یا بخواهید درباره بهینهسازی سیستم IVR خود اطلاعات بیشتری کسب کنید، خوشحال میشویم که شما را به مشاوره رایگان تلفن ابری همکاران دعوت کنیم. کارشناسان ما میتوانند به شما در طراحی بهترین راهکار کمک کنند.
خیلی خوشم اومد از نکتههای کاربردی که اشاره کردید. به نظرم طراحی گزینههای کاربرپسند واقعاً میتونه تجربه مشتری رو بهتر کنه. به عنوان یک کاربر، همیشه دوست داشتم با کمترین زحمت به فرد مورد نظر دسترسی پیدا کنم.
سلام
خوشحالم که مطلب رو پسندیدید و نکات براتون مفید بوده.
طراحی گزینههای کاربرپسند واقعاً میتونه تأثیر زیادی بر تجربه مشتری داشته باشه.
اگر به دنبال بهینهسازی بیشتر سیستم IVR کسبوکار خود هستید، پیشنهاد میکنم از مشاوره رایگان تلفن ابری همکاران استفاده کنید. تیم ما میتواند به شما کمک کند تا بهترین راهکارها را برای دسترسی آسانتر مشتریان به خدماتتان طراحی کنید.
ممنون از این مقاله جامع! واقعاً مهمه که منوهای تلفن گویا زیاد پیچیده نباشن. امیدوارم همه کسب و کارها از این نکات استفاده کنن تا کارشون رو بهتر کنند.
سلام
خوشحالم که مقاله براتون مفید بوده و نظرتون رو جلب کرده. درست میفرمایید، سادگی منوهای تلفن گویا میتواند تأثیر زیادی بر تجربه مشتری داشته باشد.
اگر شما هم به دنبال بهبود عملکرد کسب و کار خود با استفاده از سیستمهای تلفن گویا هستید، ما میتوانیم به شما کمک کنیم. از مشاوره رایگان همکاران ما استفاده کنید تا بهترین راهکارها را متناسب با نیازهای شما ارائه دهند.
عالی بود! واقعاً به چالشهای ما در پاسخگویی به تماسها کمک کردید. امیدوارم که به همین سبک ادامه بدید.
منظور از منوهای کاربرپسند واقعا مهمه. آیا شما توصیهای برای طراحی منوها دارید؟
سلام و ممنون از نظر شما
بله، طراحی منوهای کاربرپسند در سیستم IVR یکی از عوامل کلیدی برای موفقیت این سیستم است.
منوهای خوب طراحی شده میتوانند تجربه مشتری را به شدت بهبود ببخشند و زمان صرف شده در تماسها را کاهش دهند. در اینجا چند نکته مهم برای طراحی منوهای کاربرپسند در سیستم IVR آورده شده:
سادگی و وضوح: منوها باید ساده و مستقیم باشند. بهتر است از 3 تا 5 گزینه اصلی استفاده کنید تا مشتریان بتوانند به راحتی و سریع تصمیم بگیرند. از گزینههای پیچیده و زیاد خودداری کنید که ممکن است باعث سردرگمی بشوند.
استفاده از زبان ساده و واضح: از زبان ساده و شفاف برای معرفی گزینهها استفاده کنید. جملات کوتاه و غیر فنی برای مشتریان معمولی مناسبتر است تا آنها بدون نیاز به دانش خاصی بتونند به راحتی گزینهها رو متوجه بشن.
ترتیب منطقی و اولویتبندی: گزینهها رو بر اساس اولویت و نیازهای مشتری مرتب کنید. به عنوان مثال، ابتدا باید گزینههایی که بیشتر مورد استفاده قرار میگیرند یا مهمتر هستند، قرار داده شوند. این کار زمان پاسخگویی رو کاهش میده.
پاسخگویی سریع و موثر: سیستم IVR نباید زمان زیادی برای هدایت مشتری به گزینهها صرف کنه. سرعت و کارایی در انتقال از یک گزینه به گزینه بعدی بسیار مهم است.
امکان برگشت به منوهای قبلی: به مشتریان این امکان رو بدید که بتونند در صورت نیاز به منوهای قبلی برگردند. این قابلیت کمک میکنه اگر اشتباهی در انتخاب گزینه داشتند، سریعتر اصلاح کنن.
استفاده از پیامهای کوتاه و مؤثر: پیامهای معرفی منو باید کوتاه و مؤثر باشند. اگر لازم بود، از پیامهای راهنما استفاده کنید، اما به مشتری اجازه دهید که سریع به مقصود خودش برسد.
آزمون و بهبود مستمر: پس از راهاندازی سیستم، بازخوردهای مشتریان رو جمعآوری کنید و بررسی کنید که آیا منوها راحت و کارآمد هستند یا نه. به طور مرتب منوها رو بازبینی و بهبود بدید.
اگر علاقهمندید در این زمینه بیشتر راهنمایی بشید یا نیاز به مشاوره برای طراحی سیستم IVR خود دارید، خوشحال میشیم که مشاوره رایگان از تیم ما دریافت کنید.
جالب بود! میتونید بیشتر در مورد مزایای IVR برای کسب و کارهای کوچک توضیح بدید؟
سلام و ممنون از نظر شما
بله، خوشحال میشم که بیشتر توضیح بدم.
سیستم IVR (تلفن گویا) برای کسبوکارهای کوچک و متوسط مزایای زیادی داره که میتونه به بهبود کیفیت خدمات مشتری و افزایش بهرهوری کمک کنه. چند تا از مزایای اصلی این سیستم برای کسبوکارهای کوچک عبارتند از:
کاهش هزینهها: با استفاده از سیستم IVR، شما نیاز به تعداد زیادی اپراتور نخواهید داشت. این سیستم بهطور خودکار تماسها رو به بخشهای مختلف هدایت میکنه، به این معنی که نیازی به استخدام اپراتورهای اضافی برای پاسخگویی به تماسها نخواهید داشت.
بهبود تجربه مشتری: مشتریان میتونند به سرعت و بهطور خودکار به گزینههای مختلفی دسترسی پیدا کنند و سوالاتشون رو سریعتر پاسخ بگیرند، که این باعث افزایش رضایت مشتریان و کاهش زمان انتظار میشه.
افزایش بهرهوری تیم: وقتی که تماسها بهطور خودکار از طریق سیستم IVR هدایت میشن، اپراتورها فقط با تماسهایی مواجه میشن که نیاز به توجه انسانی دارن. این باعث میشه تیم شما تمرکز بیشتری روی مسائل پیچیده و مهمتر داشته باشه.
ساعات کاری طولانیتر: سیستم IVR میتونه خارج از ساعات کاری هم پاسخگو باشه و مشتریان رو به بخشهای مختلف هدایت کنه، بدون اینکه نیاز به حضور اپراتور انسانی باشه.
انعطافپذیری بیشتر: سیستم IVR به راحتی قابل تنظیم و تغییر هست و به شما این امکان رو میده که با توجه به نیازهای کسبوکار، تنظیمات و گزینههای مختلف رو پیادهسازی کنید.
اگر دوست دارید بیشتر در مورد نحوه پیادهسازی و مزایای IVR برای کسبوکار خودتون اطلاعات بگیرید، خوشحال میشیم که مشاوره رایگان از تیم ما دریافت کنید. این میتونه به شما کمک کنه تا سیستمهای بهینهتری برای کسبوکارتون داشته باشید.
ممنون از اطلاعات مفیدتون. راهاندازی تلفن گویا واقعاً باعث کاهش هزینهها میشه و حالمون رو بهتر میکنه. ادامه بدید!
چقدر خوب که به ارتباط با اپراتور اشاره کردید! این واقعاً باعث میشه تجربه مشتری بهتری داشته باشیم.
خیلی مقاله مفیدی بود! راستش فکر نمیکردم که تلفن گویا اینقدر میتونه کمک کنه. من به عنوان یک صاحب کسب و کار کوچک همیشه به دنبال بهبود خدمات و کاهش هزینهها هستم. حتماً این نکات رو در نظر میگیرم.
سلام
اگر به دنبال راهی هستید تا کسبوکارتون رو با استفاده از تکنولوژیهای جدید بهینهتر کنید و تجربه مشتریانتون رو ارتقا بدید، پیشنهاد میکنیم مشاوره تخصصی رایگان رو امتحان کنید.
این مشاوره به شما کمک میکنه تا نیازهای خاص کسبوکارتون رو بررسی کنید، راهکارهای بهروز و مناسب رو شناسایی کنید و با دید بازتری تصمیم بگیرید.
مشاوران ما میتونن شما رو از ابتدا تا انتهای مسیر، از تحلیل نیازها گرفته تا پیادهسازی و پشتیبانی، راهنمایی کنند.
درسهایی که در این مقاله یاد گرفتم واقعاً جالب بود. به نظرم ایجاد گزینه ارتباط با اپراتور خیلی مهمه، چون گاهی پیدا کردن اطلاعات از منوهای پیچیده خیلی دشواره!
آقا، کسی میدونه که آیا تلفن گویا برای کسب و کارهای بزرگ هم خوبه یا بیشتر برای کسب و کارهای کوچک طراحی شده؟
سلام و ممنون از سوالتون
تلفن گویا (IVR) میتونه برای کسبوکارهای کوچک و متوسط عالی باشه، اما در واقع برای کسبوکارهای بزرگ هم بهخوبی کار میکنه و مزایای قابل توجهی داره.
در کسبوکارهای بزرگ که حجم تماسها زیادتره، IVR به مدیریت تماسها و هدایت مشتریان به بخشهای مورد نظرشون کمک میکنه و باعث کاهش فشار کاری روی تیم پشتیبانی میشه.
برای شرکتهای بزرگ، IVR معمولاً با ویژگیهای پیشرفتهتری مثل شخصیسازی بر اساس نیاز مشتری، تجزیه و تحلیل تماسها، و یکپارچهسازی با سیستمهای مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) استفاده میشه که تجربه مشتری رو بهبود میده.
اگر سوالات بیشتری در این زمینه دارید یا نیاز به مشاوره دارید، تیم ما میتونه در زمینه استفاده از IVR برای کسبوکارتون راهنمایی رایگان ارائه بده.
ممنون از نوشتن این مقاله! ایدههای خوبی در مورد طراحی منوها و ایجاد گزینههای کاربرپسند گرفتم. واقعاً مهمه که مشتری به راحتی بتونه با ما تماس بگیره و اطلاعات لازم رو دریافت کنه.
سلام و وقت بخیر
خوشحالیم که به تلفن ابری علاقهمند شدید و امیدواریم اطلاعاتی که به دست آوردید مفید بوده باشه. برای این که بتونید بهترین استفاده رو از این سیستم در کسبوکار خودتون داشته باشید، ما در تلفن ابری همکاران مشاوره رایگان ارائه میدیم.
با مشاوره رایگان، تیم متخصص ما میتونه شما رو در انتخاب راهکار مناسب و پیادهسازی سیستم تلفن ابری در شرکتتون راهنمایی کنه.
این مشاوره به شما کمک میکنه تا از امکاناتی مثل مدیریت تماسها، گزارشگیری، و افزایش کارایی در تعاملات با مشتریان بیشترین بهره رو ببرید.
برای دریافت مشاوره رایگان و شروع به کار با تلفن ابری، کافیه از طریق سایت یا شماره تماس با ما ارتباط برقرار کنید. تیم ما آماده پاسخگویی به سوالات شماست.
عالی بود! من فکر میکنم که استفاده از تلفن گویا نه تنها هزینههامون رو کاهش میده، بلکه زمان پاسخگویی به مشتریها رو هم زیاد میکنه. حتماً از این راهکارها استفاده میکنم.
سلام و وقت بخیر
خوشحالیم که به تلفن ابری علاقهمند شدید و امیدواریم اطلاعاتی که به دست آوردید مفید بوده باشه. برای این که بتونید بهترین استفاده رو از این سیستم در کسبوکار خودتون داشته باشید، ما در تلفن ابری همکاران مشاوره رایگانی ارائه میدیم.
با مشاوره رایگان، تیم متخصص ما میتونه شما رو در انتخاب راهکار مناسب و پیادهسازی سیستم تلفن ابری در شرکتتون راهنمایی کنه.
این مشاوره به شما کمک میکنه تا از امکاناتی مثل مدیریت تماسها، گزارشگیری، و افزایش کارایی در تعاملات با مشتریان بیشترین بهره رو ببرید.
برای دریافت مشاوره رایگان و شروع به کار با تلفن ابری، کافیه از طریق سایت یا شماره تماس با ما ارتباط برقرار کنید. تیم ما آماده پاسخگویی به سوالات شماست.