منشی مجازی چگونه کار می‌کند و مزایای آن برای کسب و کارها چیست

تغییر سیستم تلفن‌های سنتی به هوشمند

آیا می‌خواهید هزینه سیستم تلفن شرکت خود را کاهش و از طرفی کارایی آن را افزایش دهید؟ شاید تا به حال با عبارت تلفن‌های ابری برخورد کرده‌اید و از خود پرسیده‌اید که آیا این سیستم به اهداف شما می‌رسد. اگر قصد دارید سرویس تلفن کسب‌وکارتان را به تلفن گویا تغییر دهید و اطلاعاتی در مورد منشی مجازی ندارید، جای درستی آمده‌اید. ما در این مطلب از شرکت مرکز تماس ابری همکاران قصد داریم اطلاعات دست اولی را در مورد تغییر سرویس تلفن ارائه دهیم. پس تا انتها با ما همراه باشید.

سیر تا پیاز تلفن گویا

امروزه بسیاری از شرکت‌ها از منشی دیجیتالی یا همان تلفن گویا (IVR) استفاده می‌کنند. صاحبان کسب‌وکارها به راحتی می‌توانند با راه‌اندازی چنین سیستمی از مزایای گوناگون آن بهره‌مند شوند. کاهش محسوس در هزینه‌ها، ارتقا سطح کارکرد کارمندان و غیره تنها بخش کوچکی از مزایای چنین سیستم‌هایی هستند.

تلفن گویا پیامی از پیش طراحی شده است. تماس گیرنده قبل از وصل شدن به اپراتور انسانی با آن روبه‌رو می‌شود. کسب‌وکارهای مختلف می‌توانند این پیام‌ها را به گونه‌ای متفاوت طراحی کنند و بخش‌های مختلفی را در آن بگنجانند.

سیستم تلفن گویا عمدتاً از دو بخش تشکیل می‌شود. اولین بخش، سیستم تلفنی است که اجرای فرامین صوتی را فراهم می‌کند. بخش دوم، صوت و پیامی است که برای مسیردهی به تماس گیرنده از طریق سیستم تلفنی منتقل می‌شود.

مسیردهی در سیستم تلفن گویا برای مخاطبان، معمولاً از طریق منوی ضبط‌شده انجام می‌شود. این منو ابتدا تمامی گزینه‌ها را معرفی می‌کند. سپس از کاربر خواسته می‌شود تا با وارد کردن کد بخش مورد نظر، وارد آن بخش شود.

حالا مخاطبان می‌توانند درخواست یا کد خود را از طریق میکروفن گوشی به اپراتور هوشمند منتقل کنند. سیستم تلفن گویای هوشمند با استفاده از هوش مصنوعی، صدای کاربر را به متن تبدیل کرده و او را به بخش مورد نظر متصل می‌کند.

سیستم‌های IVR امروزه قادر به مسیردهی صحیح تماس‌های ورودی هستند. همچنین، این سیستم‌ها می‌توانند کاربران را به صندوق صوتی هدایت کرده و پیام یا ایمیل ارسال کنند.

موارد استفاده از سیستم تلفن گویا

همانطور که گفته شد، دلیل اصلی پیاده‌سازی سیستم تلفن گویا هدایت صحیح و با کمترین اتلاف وقت کاربران به بخش مورد نظرشان است. با راه‌اندازی چنین سیستمی، شرکت‌ها دیگر نیازی به استخدام چندین اپراتور برای پاسخگویی به تماس‌های مخاطبان خود ندارند. از این‌رو این سیستم می‌تواند به کاهش هزینه‌های شرکت در طولانی مدت کمک قابل توجهی کند. اما موارد استفاده از سیستم تلفن گویا وسیع‌تر از اینها است و در ادامه به برخی از آنها پرداخته‌ایم:

جمع‌آوری اطلاعات به صورت مکانیزه

جمع‌آوری اطلاعات اولیه برای پیشرفت کسب‌وکار بسیار مهم است. با سیستم تلفن گویا، اطلاعات تماس گیرندگان طبقه‌بندی می‌شوند و برای برنامه‌ریزی استفاده می‌شوند. زبان تماس گیرنده‌ها، درخواست‌ها و مشکلات مطرح شده، از جمله اطلاعات مفیدی هستند که به راحتی جمع‌آوری می‌شوند.

راهنمایی دقیق تماس‌ها

وظیفه اصلی تلفن گویا چیزی نیست به جز مسیردهی مناسب به تماس‌ها. نزدیک به 95 درصد از تماس گیرندگان با استفاده از این سیستم به بخش مورد نظر خود متصل می‌شوند. این امر باعث رسیدگی سریع‌تر به امور آنها خواهد شد.

4o mini

پیشتیبانی خودکار

برخی از سیستم‌های تلفن گویا قادر هستند خودشان – بدون نیاز به اپراتور انسانی – مشکلات تماس گیرنده را برطرف سازد. برای این منظور بهتر است پاسخ به چند سناریو پرتکرار که از طریق همین سیستم جمع‌آوری شده‌اند، ضبط کنید تا کاربر بدون نیاز به شنیدن صدای اپراتور انسانی، بتواند با استفاده از IVR مشکلش را برطرف کند.

برای مثال، شما به یک مرکز تعمیرات گوشی‌های تلفن همراه تماس می‌گیرید تا هزینه تعویض باتری گوشی خود را جویا شوید. اگر این مرکز به سیستم IVR پیشرفته‌ای مجهز باشد، می‌تواند پس از دریافت مدل گوشی شما، قیمت تعویض باتری را به شما اعلام کند بدون اینکه نیازی به اپراتور انسانی باشد.

امکان اولویت‌بندی تماس‌ها

در برخی موارد و در بعضی از شرکت‌ها ممکن است مشکلات برخی از تماس‌گیرندگان از اهمیت بیشتری برخوردار باشند. اگر این شرکت‌ها یا سازمان‌ها از سیستم تلفن سنتی استفاده کنند، قطعا نمی‌توانند تماس‌های ورودی را طبق ضرب‌العجلی که تماس گیرنده را مجبور به ارتباط کرده اولویت‌بندی کنند. شرکت گاز شهری را در نظر بگیرید که در صورت فقدان تلفن گویا، تماس گیرنده‌ای که در مورد قیمت خرید انشعاب سوال دارد با فردی که لوله گاز اصلی خانه‌اش نشتی پیدا کرده، در یک صف قرار می‌گیرند.

مزایای استفاده از سیستم تلفن گویا (IVR)

پیاده‌سازی سیستم تلفن گویا برای شرکت‌ها 7 مزیت بسیار مهم را به همراه دارد که در ادامه با آنها آشنا خواهید شد.

پرستیژ کسب‌وکارتان را افزایش می‌دهد

جالب است بدانید نزدیک به 70 درصد از افرادی که با شرکت‌ها تماس می‌گیرند، اگر متوجه وجود منشی دیجتیالی در آن شرکت شوند، اعتماد بیشتری به آن خواهند کرد! از طرف دیگر، بالا بردن سطح اعتماد مشتریان باعث خرید مجدد آنها از کسب‌وکار می‌شود. همه این‌ها تنها با راه‌اندازی یک سیستم تلفن گویا ساده امکان‌پذیر است.

تاثیر اولیه عالی (First Impression) به روی مشتریان، یکی از نکات بسیار بسیار مهمی است که حتی می‌تواند جای خالی ارائه خدمات عالی را هم پر کند. از طرفی، حتی اگر بهترین محصول و خدمات را ارائه دهید، اگر نتوانید تاثیر اولیه خوبی بر مشتری بگذارید، قطعا نباید روی بازگشت او حساب کنید.

بودجه‌ای که برای استخدام اپراتورها در نظر گرفته‌اید را صرف مسائل مهم‌تر می‌کنید

با پرداخت هزینه اولیه جهت راه اندازی سیستم تلفن گویا (که می‌تواند از نوع تلفن ابری گویا یا منشی ابری باشد)، شما دیگر لازم نیست برای پاسخ‌دادن به تماس‌ها، چندین نیروی انسانی استخدام کنید. این سیستم مکانیزه نه دچار روزهای بد می‌شود و نه صبح‌ها دیر به سرکار می‌آید، تلفن گویا به صورت کاملا ماشینی عمل می‌کند و در هر لحظه می‌توانید در دستورات آن تغییراتی ایجاد کنید.

هدایت مکانیزه تماس گیرنده‌ها

بدون درگیر کردن نیروی انسانی، تماس گیرنده‌های می‌توانند با خیال راحت به بخش مورد نظر خود وصل شوند و مشکل خودشان را مطرح کنند. از طرف دیگر، تماس‌گیرندگان وقت کمتری را در همان ابتدای مسیر خود تلف می‌کنند که باعث افزایش کیفیت تجربه مشتری خواهد شد.

افزایش راندمان با تلفن گویا

با راه‌اندازی منشی مجازی یا همان تلفن گویا، پرسنول شرکت شما با آرامش بیشتری به کارهای خود می‌رسند و وقت‌شان را با تماس‌های بیهوده تلف نمی‌کنند. تلفن ابری همکاران بهترین انتخاب شما برای راه‌اندازی سیستم یکپارچه تلفن گویا است که به همه نیازهای شما پاسخ خواهد داد.

پاسخگویی سریع‌تر و جلوگیری کردن از اتلاف وقت ارباب رجوع

حتما برای شما هم پیش آمده است که برای برقراری ارتباط با یکی از بخش‌های سازمانی، چند دقیقه‌ای در صف تلفن‌های سنتی معطل شوید. تحقیقات نشان می‌دهد که معطلی 20 ثانیه‌ای، تماس‌گیرنده را خسته می‌کند، اگر معطلی بیش از 90 ثانیه طول بکشد بیش از نیمی از تماس گیرندگان که می‌توانند مشتریان بالقوه شما باشند، تماس را قطع می‌کنند. و اگر معطلی بیش از دو دقیقه طول بکشد، نزدیک به 90 درصد از مشتریان خود را از دست خواهید داد. همه این موانع را می‌توانید با راه‌اندازی یک سیستم تلفن گویا هوشمند برطرف کنید.

استفاده از زمان پاسخگویی برای بازاریابی و برندینگ

همانطور که در مطلب قبلی اشاره شد، معطلی در صف پاسخگویی حتی در بهترین شرکت‌ها هم امری اجتناب ناپذیر است. سیستم تلفن‌های گویا این امکان را در اختیار شما قرار می‌دهند تا بتوانید از این زمان به نحو احسنت استفاده کرده و تماس‌گیرندگان را با ویژگی‌های شرکت آشنا کنید. این پیام‌ها باید از قبل ضبط شده و تنوع زیادی داشته باشند.

امکان استفاده از تلفن گویا برای بخش‌های داخلی

تلفن گویا تنها برای پاسخ دادن به تماس‌های خارجی مورد استفاده قرار نمی‌گیرد. هنگامی که مشغول صحبت هستید و شخص دومی در صف منتظر ارتباط با شما قرار می‌گیرد، تلفن گویا به کمک شما می‌آید و به راحتی می‌توانید فرد دوم را به همکار خود ارجاع دهید.

ایجاد دفتر کار مجازی با خدمات ارزنده شرکت تلفن ابری همکاران

در این زمانه‌ای که بسیاری از کسب‌وکارها باید به صورت دورکاری به امور مشتریان خود رسیدگی کنند. بهترین روش برای انتقال دفتر کار به منزل شخصی، استفاده از سرویس تلفن‌های ابری است که بدون نیاز به مکان معینی می‌توان از آنها استفاده کرد.

شرکت تلفن ابری همکاران بهترین ارائه دهنده سیستم تلفن گویای هوشمند در ایران است که به راحتی می‌توانید دفترکار مجازی خود را بدون نیاز به سخت‌افزار و مکان معینی ایجاد کنید. با مجهز کردن شرکت خود به این تکنولوژی نوین، می‌توانید خط تلفن ثابت خود را به قابلیت‌هایی نظیر تماس ورود خروجی، ضبط مکالمات، منوی صوتی و بدون نیاز به سخت افزار مجهز کنید.