یکی از دلایل استفاده از سیستم تلفن ابری این است که با به‌کارگیری آن، می‌توانید به راحتی تماس‌ها، چت ویدیویی، پیام فوری و سایر پیام‌ها را دریافت و برقرار کنید.
برای پاسخ به این سؤال که چرا سیستم تلفن ابری به یکی از موضوعات داغ تبدیل شده است، در ادامه مقاله به بررسی آن خواهیم پرداخت.
در این قسمت با مزایای این سیستم تلفنی بیشتر آشنا خواهید شد.
در این مطلب می خوانید:
مزایای تلفن ابری در کسب و کارهای کوچک
مزایای تلفن ابری در کسب و کارهای کوچک و متوسط
تلفن ابری مزایای زیادی برای کسب‌وکارهای کوچک و متوسط دارد. در جدول زیر، برخی از این مزایا به طور مختصر آورده شده‌اند. در ادامه، توضیحات بیشتری برای هر یک از آن‌ها ارائه خواهیم داد.
| اهمیت سیستم تلفن ابری در کسب و کارها |
| توانمندسازی کسب و کارهای کوچک و متوسط |
| مدیریت کسب و کار در سراسر دنیا |
| صرفه‌جویی در زمان و افزایش بهره‌وری |
| ساده‌تر شدن فرایندهای اداری |
| کاهش هزینه‌های کسب و کار |
| ایجاد امنیت در تماس‌های مبتنی بر اینترنت |
1. کسب و کار خود را با ابری ، توانمند کنید
امروزه بسیاری از شرکت‌ها به دنبال توانمندسازی خود هستند. این اقدام می‌تواند به افزایش بهره‌وری و ایجاد انگیزه در کارکنان و مشتریان کمک کند.
تلفن ابری، یک شیوه مدیریتی تماس اینترنتی با ویژگی‌هایی چون به اشتراک‌گذاری فایل، پیام‌رسانی فوری و برقراری ویدئوکنفرانس است. این سیستم می‌تواند قدرت بیشتری با هزینه کمتر نسبت به تلفن‌های ثابت قدیمی به شرکت شما ارائه دهد.
تلفن ابری با فراهم کردن شرایط کاری مناسب، به بهره‌برداری کامل از پتانسیل پرسنل کمک می‌کند. این امر باعث توسعه ارزش‌های کسب‌وکار شما خواهد شد.
پاسخگوی خودکار، یکی دیگر از ویژگی‌های تلفن ابری است که تجربه مشتری را بهبود می‌بخشد. تماس‌گیرندگان می‌توانند بدون انتظار یا انتقال تماس‌ها، اطلاعات مورد نیاز خود را دریافت کنند. این امکان برای شرکت‌هایی با دفاتر و شعب مختلف در شهرهای گوناگون نیز کاربردی است و تصویری حرفه‌ای از شرکت شما در ذهن مشتری ایجاد می‌کند.
2. با تلفن ابری کسب و کارتان را از هر کجای دنیا مدیریت کنید
یکی دیگر از مزایای تلفن تلفن ابری، ویژگی انعطاف‌پذیری آن است. این قابلیت به شما این امکان را می‌دهد که کسب‌وکار خود را با هر بودجه و تعداد کارمند از هر کجای دنیا مدیریت کنید. تنها کافی است اتصال اینترنت خود را بررسی کنید و سپس با استفاده از وسایل دیجیتالی مانند لپ‌تاپ یا تلفن همراه، تماس‌های شرکت خود را دریافت یا برقرار کنید.
این ویژگی به کارمندان شما این امکان را می‌دهد که حتی زمانی که در دفتر حضور ندارند، به وظایف خود ادامه دهند. این امر به خصوص در مواقعی مانند دورکاری، خانه‌نشینی، رفتن به کافی‌شاپ یا سفر، با استفاده از سیستم تلفنی در فضای VOIP امکان‌پذیر است.
3. با تلفن ابری ، در زمان خود صرفه‌جویی کنید
همه افراد، روزانه از یک میزان زمان مشخصی برخوردار هستند و نمی‌توانند آن را از کسی قرض بگیرند یا برای استفاده بعدی ذخیره کنند؛ در نتیجه تصمیم‌گیری برای اینکه چگونه زمان خود را به کارها تخصیص دهند و آن را صرف فعالیت‌های با ارزش بالاتر کنند، اهمیت دارد.
برنامه‌های voip در همه زمینه‌های کاری می‌تواند با به اشتراک‌گذاری سریع فایل‌ها و ارسال پیام، به شما در افزایش بهره‌وری کمک کند؛ بنابراین اگر مدت طولانی است که کسب و کار یا دفتر خود را اداره می‌کنید، زمان آن فرا رسیده است که در مورد سیستم‌های تلفن ابری ، اطلاعات بیشتری کسب کنید و با صرفه‌جویی در زمان، امور کاری خود را انجام دهید.
4. فرایندهای اداری‌تان را ساده‌تر کنید
سیستم‌های تلفنی ثابت، به وجود افرادی متکی است که پشت میزشان برای پاسخ دادن به تماس‌ها به صورت دستی و هدایت و مسیریابی تماس‌گیرندگان نشسته‌اند؛ اما در مقابل آن، تلفن ابری، با هدایت تماس‌های دریافتی از سراسر دنیا به هر شماره‌ای که مد نظر شما است، به ساده‌سازی فرآیندهای کاری و یافتن راه‌هایی برای از بین بردن ناکارآمدی‌ها در فعالیت‌های مرتبط با سیستم تلفنی کمک می‌کند.
هنگامی که عملیات تجاری خود را با استفاده از تلفن ابری، ساده می‌کنید، مراحل غیرضروری و پشتیبانی تمام ساعت با یک اپراتور زنده را حذف می‌کنید و این مسئله منجر به بهبود کارایی، افزایش بهره‌وری کارمندان و کاهش زمان مصرفی برای انجام امور اداری می‌شود.
5. هزینه‌های مرتبط با کسب و کارتان را کاهش دهید
از آنجایی که تلفن ابری، به جای استفاده از خطوط سیمی تلفن، داده‌های صوتی و تماس‌ها را از طریق اینترنت ارسال می‌کند، کسب و کار کوچک شما، هزینه‌های تماس کمتری را شاهد خواهد بود.
یک کسب و کار کوچک که بودجه و کارمندان محدودی دارد، با تغییر سیستم تلفن ثابت خود به سیستم تلفن ابری، حدود 30 درصد کاهش در هزینه‌های مربوط به قبض‌های تلفن خود خواهد داشت که این امر می‌تواند تا 75 درصد در هزینه‌های عملیاتی آن شرکت، صرفه‌جویی کند.
برای راه‌اندازی تلفن ابری، شما از بسیاری از هزینه‌های گران‌قیمت مربوط به تلفن ثابت در امان خواهید بود؛ چراکه مجبور نیستید شبکه‌های جداگانه‌ای برای انتقال و دریافت داده‌ها و صداها تنظیم کنید و از طرفی، نیاز به پرداخت هزینه برای سیستم PBX (شبکه تلفن خصوصی)، هاب‌ها، سوئیچ‌ها، آداپتورهای تلفن و سایر تجهیزات سخت‌افزاری ندارید.
در نهایت با یک شماره مجازی به جای شماره‌ای که به تلفن ثابت فیزیکی متصل است، می‌توانید در تماس‌های محلی و بین‌المللی خود صرفه‌جویی کنید.
6. امنیت را در تماس‌های خود برقرار کنید
همان‌طور که کسب و کار شما با تلفن ابری از امکانات تماس بیشتری برخوردار است، همچنین به ابزارهای امنیتی بهتری دسترسی پیدا می‌کنید که با استانداردهای بسیار بالا برای مرکز داده و شبکه سیستم تلفنی ارائه شده‌اند.
علیرغم این واقعیت که هم تماس تلفن ثابت و هم تماس مبتنی بر اینترنت دارای آسیب‌پذیری‌هایی هستند، اگر سیستم تلفن ابری به درستی پیکربندی شود، می‌تواند امنیت بالاتری نسبت به سایر سیستم‌ها فراهم کند.
برای این منظور، سیستم تلفن ابری، با استفاده از موارد زیر، امنیت کسب و کار شما را افزایش می‌دهد:
- رمزگذاری (End-to-End) که برای جلوگیری از دسترسی افرادی به جز گیرنده اصلی به اطلاعات خصوصی شما و جلوگیری از استراق سمع آن در حین ارسال داده‌ها و پیام‌ها، کاربرد دارد.
- برقراری امنیت نقطه پایانی برای محافظت از دستگاه‌های متصل به اینترنت
- احراز هویت دومرحله‌ای برای برنامه‌های تماس که از سرقت و کلاهبرداری‌های آنلاین جلوگیری می‌کند.
- مسدود کردن و برچسب‌گذاری تماس‌های اسپم
جمع‌بندی
راه‌اندازی سیستم تلفن ابری برای سازمان‌های کوچک و متوسط، یکی از اقدامات اساسی است که می‌تواند عملکرد مرکز تماس کسب و کار را بهبود بخشد. این کار با استفاده از استراتژی‌های بروز امکان‌پذیر است.
بسیاری از مدیران کسب و کارها، از تلفن ابری به عنوان شکل دیجیتالی ارتباطات صوتی و بهره‌وری بیشتر گروه کاری خود استفاده می‌کنند؛ اما برای مشاغل کوچک، کارایی تلفن ابری می‌تواند بسیار بیشتر به انعطاف‌پذیری آن کسب و کار کمک کند و مزایای مهمی را ارائه دهد که در این مقاله به آن اشاره کردیم.
