6 نکته کلیدی در ایجاد تلفن گویا (IVR) برای کسب و کار‌های کوچک و متوسط

6 نکته کلیدی در ایجاد تلفن گویا (IVR) برای کسب و کار‌های کوچک و متوسط
زمانی که بحث راه‌اندازی یک کسب‌وکار کوچک یا متوسط مطرح می‌شود، پاسخ دادن به تلفن یک بخش ضروری از آن است.در کسب و کار‌های کوچک و متوسط حتی اگر یک تماس در روز داشته باشید ارزشمند است چرا که ممکن است یک فرصت یا کار فوری باشد، از طرفی ممکن است استخدام یک مسئول پذیرش تمام‌وقت هم منطقی نباشد. البته، منتظر نگه داشتن مشتری پشت خط (زنگ خوردن تلفن) و یا فرستادن مشتری به پست صوتی راه‌حل بلند مدتی نیست، پس چه کار باید کرد؟

به اشتراک گذاری این پست

پاسخ صوتی تعاملی یا تلفن گویا می‌تواند یک نجات‌دهنده در چنین مواردی باشد. ویژگی ivr یا منشی تلفنی در مرکز تماس ابری همکاران به کسب و کار‌های کوچک و متوسط این امکان را می‌دهد که با هزینه ای کمی از این امکان بهرمند شوند. استفاده ناصحیح از تلفن گویا (خوش‌آمدگویی با یک اعلان ثبت‌شده) ممکن است برخی از مشتریان موجود و آتی را آزرده کند. در این مقاله، توضیح می‌دهیم که چگونه می‌توانید IVR را برای کسب و کار طوری تنظیم کنید که بهترین کارایی را داشته باشد.

سیستم‌های IVR همه جا هستند

سیستم‌های تلفن گویا همه‌جا هستند.  امروزه شما با هر کسب‌وکار بزرگی مثل بانک، خطوط هوایی و یا بیمارستان و … با تماس گرفتن، صدای ضبط‌شده‌ای که به شما کمک می‌کند، به استقبال شما خواهد آمد.

تلفن گویا محبوب است زیرا در زمان و پول کسب‌وکارها دز مسیریابی تماس به افراد مناسب صرفه‌جویی می‌کنند، سیستم IVR به مشتریان اجازه می‌دهند تا با اعمال‌نفوذ بر تماس سریع‌تر به مقصد خود برسند. ‌

سخت‌افزار و نرم‌افزار و تخصص فنی موردنیاز برای استقرار و مدیریت آن بود. اما با فناوری جدید تلفن ابری همکاران، این سیستم در حال تبدیل‌شدن به سیستم مقرون‌به‌صرفه برای کسب‌وکارهای کوچک و متوسط است. با ویژگی تلفن گویای همکاران، شما هزینه و زحمت خرید و نگهداری تجهیزات گران‌قیمت را ندارید.  بااین‌حال، سیستم‌های تلفن گویا می‌توانند مشتریان را ناراضی کنند. مشتریانی که خود را در هزارتوی منوهایی می‌بینند که نیازهایشان را برآورده نمی‌کنند و نمی‌توانند با یک انسان ارتباط برقرار کنند.

برای اجتناب از این مشکلات، در اینجا شش نکته برای استقرار موفق تلفن گویا آورده‌ایم:

1- همیشه به تماس‌گیرنده خود راهی برای رسیدن به یک شخص واقعی بدهید:

در پایان هر منو از تلفن گویا، همیشه باید گزینه فشار دادن “۰” برای صحبت کردن با یک انسان زنده را داشته باشید (یا اگر کسی بعد از ساعات کاری تماس می‌گیرد بتواند یک پیام صوتی را ثبت کند)‌. سیستم‌های تلفن گویای مرکز تماس ابری همکاران به‌سادگی این امکان را برای شما فراهم می‌کند. ‌

2- اطلاعات مهم را در منوی اصلی خود قرار دهید:

احتمالاً متوجه خواهید شد که بیشتر تماس‌گیرندگان در تلفن گویای شما به اطلاعات‌پایه مانند ساعت، آدرس، یا وب‌سایت شما نیاز دارند. در نظر داشته باشید که این جزئیات را در منوی اصلی قرار دهید تا بیشتر تماس‌گیرندگان بدون نیاز به فشار دادن دکمه راضی شوند.

3- گزینه‌های منوی تلفن گویای خود را به دقت انتخاب کنید:

ابتدا محبوب ترین قسمت و بخش های خود را جهت انتخاب قرار دهید. این به معنای نظارت بر این است که چه تعداد از افراد هر ابتدا محبوب‌ترین قسمت و بخش‌های خود را جهت انتخاب قرار دهید. این به معنای نظارت بر این است که چه تعداد از افراد هر گزینه را انتخاب می‌کنند. به‌عنوان مثال، ممکن است متوجه شوید که اکثر تماس‌گیرنده‌ها “۰” را فشار می‌دهند تا با فردی که درخواست بخش خدمات مشتری را دارد صحبت کنند. در این مورد، شما باید به آن “۱” یا “۲” بدهید. هدف این است که مطمئن شوید منوی اصلی به تماس‌گیرنده مفیدترین گزینه‌ها و گزینه مستقیم رفتن به سمت خدمات مشتری بدون نیاز به همراهی انسان را می‌دهد. ‌ ​

4- گزینه‌های منوی خود را کوتاه و ساده نگه دارید:

در تلفن گویا (IVR) خود بیش از پنج گزینه نداشته باشید – مردم نمی‌توانند همه آن‌ها را به یاد داشته باشند. بدتر از آن، اگر با پیچیدگی بیش‌ازحد مواجه شوند، دست از کار می‌کشند. به‌عنوان‌مثال، ممکن است بخواهید یک منوی اصلی با تنها دو آیتم داشته باشید، مانند “مشتری جدید” یا “مشتری فعلی”، سپس گزینه‌های بیشتری ازآنجا به آن‌ها بدهید. ‌

5- مطمئن شوید که تماس‌ها به مکان یا فرد مناسب می‌روند:

برای مثال اطمینان حاصل کنید که اگر مشتریان “۲” را برای امور مالی فشار دهند، درخواست‌های آن‌ها به‌درستی برای امور مالی از بین می‌رود. ‌

6- تماس‌گیرنده را با یک درخت منوی طولانی و سنگین ناامید نکنید:

هنگامی‌که تماس‌گیرنده یک گزینه را از منوی مقدماتی IVR انتخاب می‌کند، آن‌ها را به لیست طولانی دیگری از منوها برای پیدا کردن اطلاعاتی که به دنبال آن هستند، هدایت نکنید.

به‌عنوان یک قاعده کلی، پیش از پیدا کردن چیزی که نیاز دارند – چه یک اپراتور زنده باشد، اطلاعات عمومی، یا یک تراکنش – باعث نشوید که تماس‌گیرنده بیش از سه منو را بررسی کند. ‌

تلفن گویا )می‌تواند مشتریان را قادر به تعاملی آسان و دلپذیر با شما بکند البته این اصل به‌شرطی هست که شما اصول طراحی یک تلفن گویای کاربرپسند را رعایت کنید. مشاورین ما در تلفن ابری همکاران، همواره آماده راهنمایی تخصصی شما در این زمینه هستند.

منبع :

مجله اینترنتی forbes

در خبر نامه تلفن ابری همکاران عضو شوید

در ابتدای از آخرین مطالب و محوای ما مطلع شوید

🡻 مطالب بیشتر 🡻

Is your business ready to transition to cloud telephony
بلاگ

آیا کسب‌وکار شما آماده انتقال به تلفن ابری است؟

در دنیای امروز که سرعت تغییرات در تکنولوژی و نیازهای کسب‌وکارها به‌سرعت در حال افزایش است، انتخاب سیستم‌های ارتباطی مناسب می‌تواند تأثیر عمیقی بر موفقیت یک کسب‌وکار داشته باشد. یکی از این سیستم‌های نوین که به‌سرعت در حال گسترش است، تلفن ابری است. این فناوری مبتنی بر استفاده از فضای ابری و اینترنت به‌جای خطوط تلفن سنتی است و مزایای فراوانی از جمله کاهش هزینه‌ها، افزایش انعطاف‌پذیری و بهبود تجربه مشتریان را به همراه دارد.

بیشتر بخوانید
New style of remote work Cloud telephony has revolutionized work
بلاگ

دورکاری به سبک جدید: تلفن ابری کار را متحول کرده است

در سال‌های اخیر، مفهوم دورکاری یا همان کار از راه دور به طور چشمگیری در سراسر جهان محبوبیت پیدا کرده است. بسیاری از کسب‌وکارها به دلیل مشکلات ناشی از پاندمی کرونا یا برای بهره‌برداری از مزایای این مدل کار، به سمت دورکاری روی آورده‌اند. درحالی‌که این تغییرات برای بسیاری از کارکنان و مدیران فرصت‌هایی جدید ایجاد کرده، اما همچنان چالش‌هایی برای برقراری ارتباط مؤثر و هماهنگی بین تیم‌ها وجود دارد.
یکی از ابزارهایی که توانسته این چالش‌ها را برطرف کند و دورکاری را به سبک جدید و کارآمدتری تبدیل کند، تلفن ابری است. این فناوری نوین، فرایندهای ارتباطی را بهبود داده و باعث شده که افراد در هر نقطه‌ای از دنیا به‌راحتی با یکدیگر همکاری کنند و درعین‌حال از مزایای کار تیمی بهره‌مند شوند.

بیشتر بخوانید
Cloud Phone Fraud or the Future of Communication
بلاگ

تلفن ابری: کلاهبرداری یا آیندهٔ ارتباطات؟

در دنیای پرشتاب امروزی که ارتباطات نقش حیاتی در موفقیت کسب‌وکارها ایفا می‌کنند، تلفن ابری به‌عنوان یک راه‌حل نوآورانه در حال تبدیل‌شدن به یکی از ارکان اساسی استراتژی‌های ارتباطی بسیاری از سازمان‌ها است. اما باوجود مزایای قابل‌توجهی که این سیستم‌ها دارند، هنوز نگرانی‌هایی وجود دارد که ممکن است کسب‌وکارها را از پذیرش این فناوری منصرف کند. سؤال اصلی این است: آیا تلفن ابری یک راه‌حل آینده‌نگرانه است که می‌تواند استانداردهای جدیدی را برای ارتباطات تعیین کند، یا اینکه صرفاً یک کلاهبرداری است که هزینه‌های زیادی را به کسب‌وکارها تحمیل می‌کند؟ در این مقاله، به بررسی دقیق این سؤال پرداخته و ابعاد مختلف این فناوری را از زوایای گوناگون مورد بررسی قرار می‌دهیم.

بیشتر بخوانید
Comparison of cloud phone and traditional phone: which is better for you
بلاگ

مقایسه تلفن ابری و تلفن سنتی: کدام برای شما بهتر است؟

امروزه، کسب‌وکارها به دنبال راه‌حل‌هایی هستند که بتوانند ارتباطات خود را با مشتریان و همکاران بهبود بخشند و درعین‌حال هزینه‌های خود را کاهش دهند. یکی از مهم‌ترین اجزای این ارتباطات، سیستم‌های تلفنی هستند. در این میان، دو گزینه اصلی وجود دارد: تلفن ابری و تلفن سنتی.

در این مقاله، به مقایسه این دو سیستم تلفنی پرداخته و ویژگی‌ها، مزایا و معایب هر کدام را بررسی خواهیم کرد تا شما بتوانید تصمیم بهتری برای کسب‌وکار خود بگیرید.

بیشتر بخوانید

آیا میخواهید از فناوری جدید تلفن ابری بیشتر بدانید ؟

از این طریق با ما در تماس باشید.

تلفن ابری

دریافت مشاروه تخصصی رایگان

همکاران ما در نهایت صداقت در کنار شما هستند.