6 نکته کلیدی در ایجاد تلفن گویا (IVR) برای کسب و کار‌های کوچک و متوسط

زمانی که بحث راه‌اندازی یک کسب‌وکار کوچک یا متوسط مطرح می‌شود، پاسخ دادن به تلفن یک بخش ضروری از آن است.در کسب و کار‌های کوچک و متوسط حتی اگر یک تماس در روز داشته باشید ارزشمند است چرا که ممکن است یک فرصت یا کار فوری باشد، از طرفی ممکن است استخدام یک مسئول پذیرش تمام‌وقت هم منطقی نباشد. البته، منتظر نگه داشتن مشتری پشت خط (زنگ خوردن تلفن) و یا فرستادن مشتری به پست صوتی راه‌حل بلند مدتی نیست، پس چه کار باید کرد؟

به اشتراک گذاری این پست

پاسخ صوتی تعاملی یا تلفن گویا می‌تواند یک نجات‌دهنده در چنین مواردی باشد. ویژگی ivr یا منشی تلفنی در مرکز تماس ابری همکاران به کسب و کار‌های کوچک و متوسط این امکان را می‌دهد که با هزینه ای کمی از این امکان بهرمند شوند. متاسفانه استفاده ناصحیح از تلفن گویا (خوش‌آمدگویی با یک اعلان ثبت‌شده) می‌تواند برخی از مشتریان موجود و آتی را آزرده کند. در این مقاله، توضیح می‌دهیم که چگونه می‌توانید IVR را برای کسب و کار طوری تنظیم کنید که بهترین کارایی را داشته باشد.

سیستم‌های IVR همه جا هستند

سیستم‌های تلفن گویا همه‌جا هستند.  امروزه شما با هر کسب‌وکار بزرگی مثل بانک، خطوط هوایی و یا بیمارستان و … تماس بگیرید با صدای ضبط‌شده‌ای که به شما کمک می‌کند به استقبال شما خواهند آمد.

تلفن گویا محبوب است زیرا در زمان و پول کسب‌وکارها دز مسیریابی تماس به افراد مناسب صرفه‌جویی می‌کنند، سیستم IVR به مشتریان اجازه می‌دهند تا با اعمال‌نفوذ بر تماس سریع‌تر به مقصد خود برسند. ‌

سخت‌افزار و نرم‌افزار و تخصص فنی موردنیاز برای استقرار و مدیریت آن بود. اما با فناوری جدید تلفن ابری همکاران، این سیستم در حال تبدیل‌شدن به سیستم مقرون‌به‌صرفه برای کسب‌وکارهای کوچک و متوسط است. با ویژگی تلفن گویای همکاران، شما هزینه و زحمت خرید و نگهداری تجهیزات گران‌قیمت را ندارید.  بااین‌حال، سیستم‌های تلفن گویا می‌توانند مشتریان را ناراضی کنند. مشتریانی که خود را در هزارتوی منوهایی می‌بینند که نیازهای آن‌ها را برآورده نمی‌کنند و راهی برای رسیدن به یک انسان ندارند.

برای اجتناب از این اتفاق‌ها، در اینجا شش نکته برای استقرار موفقیت‌آمیز تلفن گویا آورده شده است:

1– همیشه به تماس‌گیرنده خود راهی برای رسیدن به یک شخص واقعی بدهید:

در پایان هر منو از تلفن گویا، همیشه باید گزینه فشار دادن “۰” برای صحبت کردن با یک انسان زنده را داشته باشید (یا اگر کسی بعد از ساعات کاری تماس می‌گیرد بتواند یک پیام صوتی را ثبت کند)‌. سیستم‌های تلفن گویای مرکز تماس ابری همکاران به‌سادگی این امکان را برای شما فراهم می‌کند. ‌

2- اطلاعات مهم را در منوی اصلی خود قرار دهید:

احتمالاً متوجه خواهید شد که بیشتر تماس‌گیرندگان در تلفن گویای شما به اطلاعات‌پایه مانند ساعت، آدرس، یا وب‌سایت شما نیاز دارند. در نظر داشته باشید که این جزئیات را در منوی اصلی خود قرار دهید، بنابراین اکثر تماس‌گیرندگان بدون نیاز به فشار دادن دکمه راضی خواهند شد. ‌

3- گزینه‌های منوی تلفن گویای خود را به دقت انتخاب کنید:

ابتدا محبوب ترین قسمت و بخش های خود را جهت انتخاب قرار دهید. این به معنای نظارت بر این است که چه تعداد از افراد هر ابتدا محبوب‌ترین قسمت و بخش‌های خود را جهت انتخاب قرار دهید. این به معنای نظارت بر این است که چه تعداد از افراد هر گزینه را انتخاب می‌کنند. به‌عنوان مثال، ممکن است متوجه شوید که اکثر تماس‌گیرنده‌ها “۰” را فشار می‌دهند تا با فردی که درخواست بخش خدمات مشتری را دارد صحبت کنند. در این مورد، شما باید به آن “۱” یا “۲” بدهید. هدف این است که مطمئن شوید منوی اصلی به تماس‌گیرنده مفیدترین گزینه‌ها و گزینه مستقیم رفتن به سمت خدمات مشتری بدون نیاز به همراهی انسان را می‌دهد. ‌ ​

4- گزینه‌های منوی خود را کوتاه و ساده نگه دارید:

در تلفن گویا (IVR) خود بیش از پنج گزینه نداشته باشید – مردم نمی‌توانند همه آن‌ها را به یاد داشته باشند. بدتر از آن، اگر با پیچیدگی بیش‌ازحد مواجه شوند، دست از کار می‌کشند. به‌عنوان‌مثال، ممکن است بخواهید یک منوی اصلی با تنها دو آیتم داشته باشید، مانند “مشتری جدید” یا “مشتری فعلی”، سپس گزینه‌های بیشتری ازآنجا به آن‌ها بدهید. ‌

5- مطمئن شوید که تماس‌ها به مکان یا فرد مناسب می‌روند:

برای مثال اطمینان حاصل کنید که اگر مشتریان “۲” را برای امور مالی فشار دهند، درخواست‌های آن‌ها به‌درستی برای امور مالی از بین می‌رود. ‌

6- تماس‌گیرنده را با یک درخت منوی طولانی و سنگین ناامید نکنید:

هنگامی‌که تماس‌گیرنده یک گزینه را از منوی مقدماتی IVR انتخاب می‌کند، آن‌ها را به لیست طولانی دیگری از منوها برای پیدا کردن اطلاعاتی که به دنبال آن هستند، هدایت نکنید.

به‌عنوان یک قاعده کلی، پیش از پیدا کردن چیزی که نیاز دارند – چه یک اپراتور زنده باشد، اطلاعات عمومی، یا یک تراکنش – باعث نشوید که تماس‌گیرنده بیش از سه منو را بررسی کند. ‌

تلفن گویا )می‌تواند مشتریان را قادر به تعاملی آسان و دلپذیر با شما بکند البته این اصل به‌شرطی هست که شما اصول طراحی یک تلفن گویای کاربرپسند را رعایت کنید. مشاورین ما در تلفن ابری همکاران، همواره آماده راهنمایی تخصصی شما در این زمینه هستند.

منبع :

مجله اینترنتی forbes

در خبر نامه تلفن ابری همکاران عضو شوید

در ابتدای از آخرین مطالب و محوای ما مطلع شوید

مطالب بیشتر

بلاگ

نکاتی برای ایجاد اعتماد در تیم های دورکار

در سال‌های اخیر و با توجه به شیوع ویروس کرونا، بسیاری از کمپانی‌ها کارمندان خود را ملزم به کار از راه دور کرده‌اند. از آنجایی که کارمندان به صورت فیزیکی در محل کار حاضر نمی‌شوند، ایجاد اعتماد در تیم های دورکار از اهمیت زیادی برخوردار است.
باید راهکارهایی برای اطمینان حاصل کردن از اینکه کارمندان مسئولیت خود را به خوبی انجام داده و بهره وری آن‌ها نیز کاهش پیدا نکرده، تعیین شود.

بیشتر بخوانید
بلاگ

بهترین زمان برای تماس تلفنی سرد و نکاتی که باید رعایت کنید

برقراری تماس سرد، یکی از تکنیک‌های متداول برای جذب مشتری و فروش کالا یا خدمات به او است. در این گونه از تماس، نماینده فروش با افرادی تماس می‌گیرد که قبلاً با آن‌ها هیچ صحبتی نکرده است.
در واقع هدف از برقراری تماس، متقاعد کردن افرادی به خرید است که ممکن است تاکنون اسم شرکت شما را نشنیده باشند و اطلاعی از خدماتی که ارائه می‌دهید نداشته باشند.

بیشتر بخوانید
بلاگ

راهکارهایی برای یک تماس سرد بدون استرس

استرس یک عامل منفی مهم در هنگام برقراری تماس‌های سرد است. اگر بتوانید بر استرس برقراری تماس سرد غلبه کنید، می‌توانید تماس را به خوبی مدیریت کنید تا خروجی تماس شما مثبت باشد.
تماس با شخصی که نمی‌شناسید و از قبل تعاملی با او نداشته‌اید، به خودی خود استرس‌زا است. چه یک بازاریاب تازه‌کار باشید و چه کسی باشید که سال‌ها تجربه برقراری تماس سرد را دارد، باز هم ممکن است هنگام برقراری تماس سرد دچار استرس شوید.

بیشتر بخوانید
بلاگ

توصیه هایی برای گفتگوی تلفنی با مشتری ناراضی و جلب رضایت مشتری

مشتریان ناراضی معمولاً در صورت شاکی بودن از خدمات شرکت شما و عدم دریافت خدمات باکیفیتی که انتظار دارند، با پشتیبانی تماس گرفته و عصبانیت خود را بروز می‌دهند.
ممکن است مشکل ایجادشده هیچ ارتباطی با شما نداشته باشد، اما مشتری عصبانی می‌خواهد عصبانیت خود را سر اولین شخصی که در ارتباط با شرکت شما است، خالی کند.

بیشتر بخوانید

آیا میخواهید از فناوری جدید تلفن ابری بیشتر بدانید ؟

از این طریق با ما در تماس باشید.

خرید تلفن ابری همکاران

از طریق این فرم میتوانید اطلاعات مورد نیاز جهت خرید تلفن ابری همکاران را برای ما ارسال نمایید.

برای آپلود، فایلی را به این قسمت بکشید یا کلیک کنید. تا 10 فایل را می‌توانید آپلود کنید.

حقیقی : فقط کارت ملی

حقوقی : کارت ملی صاحبین امضاء، اساسنامه شرکت، آگهی آخرین تغییرات

اطلاعات تماس با ما

مشاوره تخصصی رایگان

جهت دریافت رایگان مشاوره از مشاورین کارآموزده ما در تلفن ابری همکاران فرم زیر را برای ما ارسال نمیایید.

در این قسمت در صورتی که میدانید نیاز تلفنی شما چه مقدار هست. آن را وارد کنید، برای مثال شرکت X نیازمند حمایت از ۱۰ تماس همزمان می‌باشد.
در صورتی که میدانید چه تعداد داخلی مورد نیاز شما هست آن را وارد کنید.

اطلاعات تماس با ما