وقتی نوبت به راه اندازی یک کسب و کار کوچک یا متوسط می رسد ، پاسخگویی به تلفن بخش مهمی از کارهای روزمره است. اما استخدام چند منشی پذیرش کننده تمام وقت برای پاسخ به تلفن ها منطقی نیست. زنگ زدن تلفن یا پست صوتی نمی‌تواند یک راه حل مناسب و طولانی مدت باشد. پس شما چه اقدامی می‌کنید؟مطمئنا استفاده از IVR
پاسخ صوتی تعاملی (IVR) می تواند در چنین مواردی نجات دهنده باشد. IVR میزبانی شده از طریق ابر ارائه می‌شود. با اشتراک ، اکنون از نظر هزینه برای SMB ها ( کسب و کار های کوچک و متوسط ) بسیار منطقی تر است. متأسفانه ، اختلال و بی نظمی در تماس با یک شرکت تجاری می تواند برخی از مشتریان فعلی و آینده را از بین ببرد. در این پست ، ما نحوه استفاده از IVR برای SMB ها را توضیح خواهیم داد.
سیستم های IVR همه جا هستند
سیستم های IVR در همه جا وجود دارد. وقتی با هر کسب و کاری تماس می‌گیرید، مانند بانک، شرکت هواپیمایی یا بیمارستان، صدای ضبط‌شده‌ای به شما دستورالعمل‌های نحوه کار را می‌دهد. شما مته را می شناسید. “اگر مشتری فعلی هستید 1 را فشار دهید” و غیره.
سیستم های IVR در وقت و هزینه شرکتها صرفه جویی می کنند. همچنین در جهت یابی تماس ها با افراد مناسب ، به مشتریان این امکان را می دهد تا با استفاده از برنامه به خدمات خود بپردازند . مورد اخیر به تماس گیرندگان اجازه می دهد تا تنظیمات دلخواه خود را بیان کنند.
در گذشته ، فقط شرکت های بزرگ به IVR دسترسی داشتند. این به دلیل هزینه سخت افزار و نرم افزار و تخصص فنی مورد نیاز برای استقرار و مدیریت آن بود. اما با استفاده از IVR میزبان و مبتنی بر ابر ، این سیستم در نهایت برای مشاغل کوچک و متوسط مقرون به صرفه می شود. همچنین راه اندازی مرکز تماس بر مبنای تلفن ابری تکمیل کننده ی این راهکار خواهد بود.
استفاده از IVR چقدر صرفه جویی در هزینه ها برای شما دارد؟
هزینه و زحمت خرید و نگهداری تجهیزات پیش فرض . مدیریت چندین فروشنده . تأمین بیش از حد را از بین می برید. مدیریت تغییرات فصلی در میزان تماس .
با این حال، سیستم‌های تلفن گویا می‌توانند تماس گیرندگان را ناامید کنند. این اتفاق زمانی رخ می‌دهد که تماس گیرندگان در پیچ و خم منوها گیر می‌کنند و منوها نمی‌توانند نیازهای آنها را برآورده کنند. در این حالت، تماس گیرندگان نمی‌توانند به یک انسان دسترسی پیدا کنند.
برای اجتناب از این سناریو، ما پنج نکته برای استقرار موفق و میزبانی IVR پیشنهاد می‌کنیم:
۱- همیشه به تماس گیرندگان خود راهی برای رسیدن به یک شخص واقعی بدهید:
در انتهای هر منو، همیشه باید گزینه ‘0’ را فشار دهید تا با یک انسان زنده صحبت کنید یا اگر فردی بعد از ساعت کاری تماس گرفت، پیام خود را ضبط کند. سیستم‌های پیشرفته IVR میزبانی شده به شما این امکان را می‌دهند که به راحتی از طریق یک درگاه مدیریت مبتنی بر وب این کار را انجام دهید.
۲- اطلاعات مهم را در تبریک خود قرار دهید:
احتمالاً متوجه خواهید شد که اکثر تماس گیرندگان به اطلاعات اولیه مانند ساعت ، آدرس یا وب سایت شما نیاز دارند. این جزئیات را در سلام خود قرار دهید ، بنابراین اکثر تماس گیرندگان بدون فشار دادن هیچ دکمه ای راضی خواهند بود.
۳-گزینه های منو را با دقت انتخاب کنید:
می خواهید ابتدا محبوب ترین گزینه را به تماس گیرندگان ارائه دهید. این به معنی نظارت بر تعداد افرادی است که هر گزینه را انتخاب می کنند. به عنوان مثال ، ممکن است متوجه شوید که اکثر تماس گیرندگان “0” را فشار می دهند تا با فردی که بخش خدمات مشتری را درخواست می کند صحبت کنند. در این مورد ، باید به آن “1” یا “2” بدهید. هدف این است که مطمئن شوید منوی اصلی مفیدترین گزینه ها را در اختیار تماس گیرندگان قرار می دهد و این امکان را دارد که مستقیماً بدون نیاز به خدمات انسانی به خدمات مشتری مراجعه کنید.
۴- گزینه های منو را کوتاه و ساده نگه دارید:
بیش از پنج گزینه نداشته باشید – مردم نمی توانند همه آنها را به خاطر بسپارند. بدتر از آن ، اگر با پیچیدگی بیش از حد مواجه شوند ، تلفن را قطع می کنند. به عنوان مثال ، ممکن است بخواهید یک منوی اصلی فقط با دو مورد ، مانند “مشتری جدید” یا “مشتری فعلی” داشته باشید ، سپس گزینه های بیشتری را از آنجا به آنها بدهید.
۵- اطمینان حاصل کنید که تماس ها به مکان یا شخص مناسب می روند:
ایده خوبی است که به طور منظم همه گزینه های لمس یا تشخیص صدا را در IVR خود آزمایش کنید. مطمئن شوید که اگر مشتریان برای تأمین مالی “2” را فشار می دهند ، تماس های آنها به درستی برای تامین مالی هدایت می شود. اکثر سیستم‌های IVR میزبانی شده، یک پورت وب با رابط کاربری گرافیکی دوستانه ارائه می‌دهند. این رابط به شما این امکان را می‌دهد که نحوه تماس‌های خود را به سرعت و به راحتی تغییر دهید.
۶- با یک درخت منوی طولانی و دست و پاگیر ، تماس گیرندگان را ناامید نکنید:
هنگامی که تماس گیرنده گزینه ای را از منوی معرفی انتخاب کرد ، آنها را به لیست طولانی دیگری از منوها هدایت نکنید تا اطلاعات مورد نظر خود را بیابید. به عنوان یک قاعده کلی، شما نباید از متقاضیان بخواهید که بیش از سه منو را قبل از یافتن مورد نیاز خود، مانند اپراتور زنده، اطلاعات عمومی یا معامله، مرور کنند.
سیستم IVR میزبانی شده به مشتریان شما این امکان را می‌دهد که به آسانی با شما ارتباط برقرار کنند و این کار برای شما مقرون به صرفه خواهد بود. برای کسب اطلاعات بیشتر درمورد این سیستم لطفا اینجا را کلیک بفرمایید.
