آیا تلفن ابری جایگزین واتساپ و تلگرام می‌شود؟

آیا تلفن ابری جایگزین واتساپ و تلگرام می‌شود؟

پیام‌رسان‌ها در دنیای کسب‌وکار: راحت، اما نه کافی

آیا تلفن ابری جایگزین واتساپ و تلگرام می‌شود؟

برای اینکه قضاوت دقیقی داشته باشیم، ابتدا باید مزایای پیام‌رسان‌هایی مانند واتساپ و تلگرام را بشناسیم:

مزایای اصلی پیام‌رسان‌ها:

• دردسترس‌بودن جهانی: نصب ساده، رایگان بودن و آشنایی همگانی باعث شده تا کارکنان و مشتریان بدون نیاز به آموزش خاص، از آن‌ها استفاده کنند.
• ارتباط سریع و لحظه‌ای: امکان ارسال فوری پیام، و ویس، تصویر و فایل، روند ارتباط را بسیار روان می‌کند.
• ایجاد گروه‌های کاری: تیم‌های کوچک به‌راحتی می‌توانند گروه‌های پروژه‌ای تشکیل داده و امور روزانه را در همان فضا پیش ببرند.
• هزینه پایین: نیازی به تجهیزات خاص یا پرداخت ماهیانه برای استفاده نیست.

بااین‌حال، این مزایا تنها برای ارتباطات ابتدایی و غیررسمی مناسب‌اند. هر چه سطح حرفه‌ای بودن کسب‌وکار بالاتر برود، این ابزارها بیشتر با چالش مواجه می‌شوند.

محدودیت‌های پیام‌رسان‌ها در ارتباطات حرفه‌ای

۱. نبود مدیریت و نظارت سازمانی

در واتساپ و تلگرام، هیچ راه‌حل سازمانی برای کنترل و مانیتور پیام‌ها وجود ندارد. اگر کارمند اطلاعات مهمی را ارسال یا حذف کند، سازمان قادر به بازیابی آن نخواهد بود. این خلأ در بخش‌هایی مثل پشتیبانی مشتریان یا امور قراردادها می‌تواند پرهزینه باشد.

۲. نبود مستندسازی تماس‌ها

تماس‌های صوتی و تصویری انجام‌شده در پیام‌رسان‌ها، نه ذخیره می‌شوند و نه قابل‌ارجاع هستند. درحالی‌که در کسب‌وکارهای حرفه‌ای، ثبت مکالمات برای آموزش، پیگیری و حل اختلاف ضروری است.

۳. نداشتن هویت برند در ارتباط

تماس با شماره موبایل شخصی کارمندان یا ارسال پیام از پروفایل‌های شخصی، به‌جای تقویت برند، آن را کم‌رنگ می‌کند. برندینگ صوتی، لحن گفتار، پاسخ‌گوی خودکار و کانال رسمی در این فضاها بی‌معناست.

۴. وابستگی به افراد

وقتی یک کارمند از شرکت جدا می‌شود، تاریخچه مکالمات، شماره‌هایی که در ارتباط بوده و حتی مشتریان وفادار، ممکن است با او بروند! این یعنی اطلاعات مهم، خارج از کنترل سازمان است.

۵. نبود ارتباط یکپارچه با ابزارهای داخلی

پیام‌رسان‌ها قابلیت اتصال به CRM، سیستم تیکتینگ یا بانک‌های اطلاعاتی سازمانی را ندارند؛ بنابراین پیگیری تماس‌ها، یادداشت‌گذاری و استخراج گزارش‌ها غیرممکن می‌شود.

تلفن ابری چیست و چه تفاوتی ایجاد می‌کند؟

تلفن ابری (Cloud PBX)یک سیستم تلفنی مدرن است که به‌جای سخت‌افزارهای فیزیکی مانند سانترال یا سیم‌کشی داخلی، بر بستر اینترنت فعالیت می‌کند. تمام تماس‌ها، تنظیمات، ضبط مکالمات، صف تماس، منوی IVR، گزارش‌گیری و اتصال به نرم‌افزارهای دیگر، به‌صورت آنلاین و متمرکز انجام می‌شود.

امکانات برجسته تلفن ابری:

• تماس با شماره ثابت سازمانی از هر مکان
• ضبط و ذخیره تماس‌ها با امکان جستجو
• پاسخ‌گوی خودکار و منوی صوتی تعاملی (IVR)
• انتقال هوشمند تماس‌ها به اپراتورهای مختلف
• صف تماس، گزارش عملکرد اپراتورها
• اتصال به CRM، تیکتینگ و سایر نرم‌افزارهای سازمانی
• صدای برند اختصاصی، موسیقی انتظار سفارشی

مقایسه موردی: تلفن ابری در مقابل واتساپ و تلگرام

تجربه مشتریان: تغییر از پیام‌رسان به تلفن ابری

یکی از مشتریان مرکز تماس ابری همکاران که در حوزه فروش تجهیزات صنعتی فعالیت می‌کرد، ابتدا از واتساپ برای پاسخ‌گویی به مشتریان استفاده می‌کرد. اما پس از افزایش حجم تماس‌ها، با مشکلات زیر روبه‌رو شد:

• تماس‌های گم‌شده و نارضایتی مشتریان
• نبود تاریخچه تماس برای پیگیری فنی
• ناهماهنگی بین اپراتورها

پس از مهاجرت به تلفن ابری:

• تماس‌ها از طریق منوی صوتی به اپراتور مناسب هدایت شدند.
• مکالمات ضبط و در پرونده مشتریان ثبت شد.
• برندینگ صوتی حرفه‌ای به اعتبار شرکت کمک کرد.
• گزارش‌های تحلیلی باعث شد بهره‌وری اپراتورها به طور ملموس افزایش یابد.

آیا تلفن ابری جایگزین پیام‌رسان می‌شود یا مکمل آن است؟

پاسخ این سؤال وابسته به نوع کسب‌وکار و سطح بلوغ ارتباطات آن است. در کسب‌وکارهای کوچک و غیررسمی، پیام‌رسان‌ها می‌توانند ابزار اصلی ارتباطی باشند. اما در کسب‌وکارهای متوسط و بزرگ، خصوصاً در بخش فروش، پشتیبانی، مالی، قراردادها و ارتباطات برند، استفاده از تلفن ابری ضروری است.

در بسیاری از موارد، تلفن ابری و پیام‌رسان‌ها می‌توانند مکمل یکدیگر باشند. مثلاً:

• پشتیبانی اولیه از طریق پیام‌رسان و پیگیری تخصصی از طریق تلفن ابری
• ارسال فاکتور یا فایل از طریق پیام‌رسان و تأیید رسمی از طریق تماس ابری

آینده ارتباطات حرفه‌ای: به‌سوی ساختار، امنیت و برندینگ صوتی

در چشم‌انداز آینده، سازمان‌هایی که به دنبال ساختار در ارتباطات، تجربه مشتری حرفه‌ای، حفاظت از اطلاعات و گزارش‌گیری دقیق هستند، نمی‌توانند فقط به پیام‌رسان‌ها متکی باشند. ابزارهایی مانند تلفن ابری، مسیر سازمان‌ها را از یک ارتباط معمولی به سمت یک ارتباط هدفمند، هوشمند و قابل‌اتکا هدایت می‌کنند.

نتیجه‌گیری

آیا تلفن ابری جایگزین واتساپ و تلگرام می‌شود؟

پیام‌رسان‌هایی مانند واتساپ و تلگرام، در بسیاری از مواقع سریع، راحت و ارزان هستند؛ اما برای کسب‌وکارهایی که می‌خواهند حرفه‌ای، ساختاریافته و ماندگار ارتباط بگیرند، تلفن ابری انتخاب هوشمندانه‌تری است.

تلفن ابری، نه‌تنها جایگزینی قدرتمند برای تماس‌های پراکنده در پیام‌رسان‌هاست، بلکه فرصتی‌ست برای ارتقای کیفیت خدمات، تثبیت هویت برند و ایجاد اعتماد در دل مشتریان.

دعوت به مشاوره

اگر هنوز از پیام‌رسان‌ها برای ارتباط با مشتریان استفاده می‌کنید، شاید زمان آن رسیده که ارتباطات خود را یک‌بار برای همیشه حرفه‌ای کنید.

مرکز تماس ابری همکاران، با امکانات کامل و پشتیبانی اختصاصی، همراه شماست تا این تحول را ساده، سریع و مؤثر تجربه کنید.

اگر برای کسب‌وکار خود به دنبال راهی ساختاریافته، امن و حرفه‌ای برای ارتباط با مشتریان هستید، وقتشه تلفن ابری رو جدی بگیرید.
تیم ما در مرکز تماس ابری همکاران آماده‌ست تا شرایط کسب‌وکارتون رو بررسی کنه و بهترین راهکار رو بهتون پیشنهاد بده.
همین حالا با ما در تماس باشید و از مشاوره تخصصی رایگان بهره‌مند بشید. ارتباط حرفه‌ای، از همین‌جا شروع میشه. 💼📞