به همین دلیل، در ادامه ابتدا با سرویس ابری و آناتومی تماس در مرکز تلفن ابری آشنا می‌شوید. سپس مزایا و معایب این سیستم تلفنی را مرور می‌کنیم و در نهایت آن را با سرویس VoIP مقایسه خواهیم کرد.
تلفن ابری چیست؟
تلفن ابری یک سیستم تلفنی و نوعی از فناوری ارتباطات یکپارچه به عنوان سرویس (UCaaS) است. این سیستم امکان برقراری و دریافت تماس‌های تلفنی را از طریق اتصال اینترنت فراهم می‌کند. به عبارت دیگر، تماس‌ها از طریق فضای ابری هدایت می‌شوند و با داشتن اینترنت، می‌توان آن‌ها را از هر نقطه‌ای در دنیا مدیریت کرد.
با سرویس ابری، تنها تماس‌های تلفنی خود را به فضای ابری منتقل نمی‌کنید. بلکه می‌توانید از ابزارهای ارتباطی دیگر مانند جلسات ویدیویی، پیام‌رسانی فوری، مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) و حتی فرآیندهای تجاری نیز بهره‌مند شوید.
تلفن ابری چگونه کار می‌کند؟
نحوه کار تلفن ابری به این صورت است که شما را از خرید، نصب و نگهداری تجهیزات فیزیکی بی‌نیاز می‌کند. تماس‌ها از طریق سرورهای راه دور مسیردهی می‌شوند و کارکنان می‌توانند با هر دستگاه متصل به اینترنت، با مشتریان و همکاران ارتباط بگیرند.
از طرفی، سرویس ابری تماس‌های شما را از طریق اینترنت هدایت می‌کند. بنابراین، می‌توانید از هر نقطه دنیا با استفاده از رایانه یا گوشی هوشمند تماس بگیرید یا پاسخ دهید.
اگر بخواهیم دقیق‌تر به نحوه کارکرد تلفن ابری ابری بپردازیم، این‌گونه است که در صورت برقراری یک تماس از طریق تلفن ابری، تماس شما به یک شبکه تلفن خصوصی (PBX مجازی) ارسال می‌شود.
PBX یا سانترال مجازی که توسط مرکز خدمات تلفنی شما ارائه می‌شود، تماس برقرار شده را به شرکت‌های مخابراتی ارسال می‌کند. سپس شرکت مخابراتی از روی پیش‌شماره‌ای که کد استان را مشخص می‌کند، تعیین می‌کند که تماس دریافتی به کجا مسیریابی شود.
نحوه کارکرد تلفن ابری
در ادامه نحوه کارکرد تلفن ابری، این تماس از طریق اتصال اینترنتی به سمت شخص گیرنده هدایت می‌شود؛ اما به دلیل اینکه ارتباط از طریق تلفن ابری برقرار شده است، تماس دریافت شده، قبل از ارسال به گیرنده و در نزدیکی مقصد، از یک یا چند گیت وی که به عنوان پل ارتباطی بین سیستم‌های تلفنی مبتنی بر ابر و شرکت مخابرات است، عبور داده می‌شود؛ در نهایت، این تماس به فردی که باید آن را دریافت کند، ارسال می‌شود و در صورتی که شرکتی از سیستم CRM برای مدیریت ارتباط مشتری، استفاده کند، علاوه بر انتقال تماس، می‌تواند سایر اطلاعات تماس‌گیرنده را نیز ارسال کند. همچنین از آنجایی که تلفن ابری در فضای ابری اجرا می‌شود، می‌توانید سیستم تلفن کسب و کار خود را از داشبورد آنلاینی که به آن دسترسی دارید، برای کنترل کامل شماره‌های تلفن، ارسال تماس، افزودن کاربران جدید و موارد دیگر مدیریت کنید.
در تمام مراحل ذکر شده، سیگنال‌های صوتی مرتباً از دیجیتال به آنالوگ تبدیل شده و حداقل از هفت سرور مختلف عبور داده می‌شوند.
مزایای سیستم تلفنی ابری
تلفن ابری با ایجاد یکپارچگی بیشتر، باعث افزایش کارایی کسب و کار شما و بهبود تجربه کلی مشتری خواهد شد. این سیستم تلفنی مبتنی بر ابر مزایای زیادی دارد که با سیستم‌های تلفنی سنتی قابل مقایسه نیست. این مزایا شامل مقیاس‌پذیری، سهولت استفاده و کاهش هزینه می‌شود.
در جدول زیر، به شرح کلی مزیت‌هایی که یک سیستم تلفن ابری می‌تواند برای صاحبان کسب و کارهای مختلف ایجاد کند، می‌پردازیم:
| مزیت‌های سیستم تلفنی ابری |
| بهبود همکاری در گروه‌های کاری |
| افزایش کارایی شرکت |
| مراحل پیاده‌سازی سریع و اجرای آسان |
| صرفه‌جویی در قبض تلفن |
| حفظ رونوشت متنی پست‌های صوتی (voicemail) |
| قابلیت دایورت کردن تماس‌ها بر روی شماره دلخواه (call forwarding) |
| نمایشگر شماره تلفن (caller ID) |
| قابلیت دورکاری و رضایت و تعهد کاری بیشتر کارمندان |
| دریافت تماس با دستگاه‌های دیجیتالی دلخواه |
| ارتباطات ترکیبی |
تلفن ابری، ابزار مهمی برای هر کسب و کاری است که به دنبال بهبود ارتباطات خود است؛ چراکه راه‌اندازی یک سرویس ابری، به زیرساخت‌های یک سیستم تلفنی معمولی نیاز ندارد.
از این رو این مزیت باعث شده است که مراحل پیاده‌سازی این تلفن در عرض مدت کوتاهی از یک روز تا چند روز قابل انجام باشد و بهبود و توسعه کار، در زمان سریع‌تری انجام گیرد.
معایب سیستم تلفنی ابری
در ادامه، سعی داریم نگاهی به مسائل و مشکلاتی که یک سیستم تلفن ابری می‌تواند برای شما به وجود آورد، داشته باشیم:
- خطر امنیتی: از آنجایی که تماس‌های یک سیستم تلفنی ابری، در فضای اینترنتی و ابری هدایت می‌شوند، ریسک دسترسی هکرها به اطلاعات حساس و تخریب سیستم تلفن شما را بالاتر می‌برد؛ بنابراین از سرویس‌دهنده خدمات تلفنی ابری خود، بخواهید تا هرگونه نقص امنیتی را برطرف کند.
- قطع ارتباط: سیستم‌های تلفنی ابری، متکی به اتصالات اینترنتی‌اند؛ بنابراین این امکان وجود دارد که در صورت قطع شدن اینترنت، ارتباط شما با تماس‌گیرنده نیز قطع شود.
- البته این مشکل قابل حل بوده و شما می‌توانید از طریق گوشی موبایل، وارد سانترال ابری خود شوید و تماس‌ها را پیگیری کنید.
- هزینه بالا: هزینه یک سرویس تلفن ابری در استفاده کوتاه‌مدت از آن معمولاً گران‌تر از سیستم‌های تلفنی معمولی است، به خصوص زمانی که نیاز به خرید ویژگی‌های اضافی و پهنای باند بیشتر هستید.
تفاوت voip با تلفن ابری چیست؟
هر دو سیستم تلفنی voip و ابری، تقریباً عملکرد یکسانی را در اختیار شما قرار می‌دهند؛ اما خدمات تلفنی ابری به دلیل فضای ابری که در اختیار شما قرار می‌دهد، معمولاً مقرون‌به‌صرفه‌تر و پیشرفته‌تر از فناوری voip است.
به طور کلی می‌توان چنین گفت که تلفن ابری یک “سرویس” است، در حالی که voip (مخفف Voice over Internet Protocol)، فناوری است که به آن قدرت می‌دهد و ارتباطات را تحت وب یا شبکه برقرار می‌کند.
تفاوت بارزی که در این دو سیستم تلفنی وجود دارد، این است که در صورت استفاده از تلفن ابری و اینترنت برای برقراری تماس‌های تلفنی، سیستم تلفن شما بر روی یک پلتفرم ابری میزبانی می‌شود که برای پیاده‌سازی آن، به تجهیزات خاصی نیاز ندارید؛ اما در مقابل آن، برای استفاده از تلفن ویپ یا IPPhone، نیاز به تجهیزات جانبی دیگر مانند سرور دارید تا برقراری یا دریافت تماس، به درستی انجام شود.
همچنین به دلیل ضرورت اتصال به اینترنت برای برقراری تماس‌های صوتی در سرویس مرکز تلفن ابری، امکان قطع شدن تماس‌های تلفنی وجود دارد، در صورتی که عدم دسترسی به اینترنت برای تلفن‌های voip، مشکلی ایجاد نمی‌کند.
جمع‌بندی
برای موفقیت بیشتر یک کسب و کار، مدیران باید از راه‌های مبتکرانه برای برقراری ارتباط داخلی و خارجی استفاده کنند. راه‌اندازی تلفن ابری می‌تواند ارتباطات تجاری را ساده‌تر کرده و موجب رشد کسب و کار شود.
در این مقاله، سعی کردیم توضیحات مفیدی درباره خدمات تلفنی ابری، نحوه کارکرد، مزایا و معایب آن ارائه دهیم. هدف این است که شما با دیدی بهتر نسبت به تهیه این سیستم تلفنی پرکاربرد اقدام کنید.
منابع :
https://www.computerservicecentre.com/news/article/cloud-telephony
